Die Möbel Pfister AG setzt für die Migration in die Microsoft Office 365 Cloud auf die GIA Informatik AG

Weshalb den Weg in die Public Cloud antreten? Die Möbel Pfister AG aus Suhr beschäftigt über 1200 Mitarbeitende und 200 Lernende, führt schweizweit 20 Filialen und ist Schweizer Marktführerin im Einrichtungsfachhandel. Sie bezog ihre IT-Services aus der Private Cloud bei einem Schweizer Anbieter. Im Zuge von Vertragsverhandlungen mit ihm und Enterprise-Agreement-Erneuerungen mit Microsoft fragte sie sich, ob eine eigens für sie betriebene Infrastruktur für hoch standardisierte Microsoft Services wie Exchange (E-Mail-Transport-Server-Software), Skype for Business (Kommunikations-Software für Nachrichten, Konferenzen, Onlinebesprechungen und Zusammenarbeit) und Sharepoint (Software für Informationsaustausch im Intranet) notwendig sei. Da Pfister über eine Cloud-Strategie verfügte, analysierte sie die Entwicklungen in der IT und erkannte den rasanten Fortschritt von Microsoft in der Anwendung ihrer neuen Office 365 Cloud. Sandro D’Amico, IT Service und Project Manager Möbel Pfister AG: «Elementare Themen wie ein innovativer und kollaborativer Arbeitsplatz, Standardisierung der IT-Services und Lizenzoptimierung waren ausschlaggebend für den Entscheid, den Weg von der Private Cloud in die Public Cloud von Microsoft anzutreten. Die Bedeutung der Services und Kernapplikationen wie Exchange, die in der Public Cloud von allen Benutzern gebraucht werden, ist für die Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebes gross. Der Wechsel eröffnet uns vielfältige neue Anwendungen und Möglichkeiten, ohne zusätzliche Investitionen weitere Cloud-Dienste zu nutzen.»

Bestehender Kontakt aufgrund IT-Outsourcing-Projekt

Das wunschgemäss verlaufene IT-Outsourcing, das im Frühling 2017 begann, bildete den Startschuss für die äusserst ergiebige Zusammenarbeit mit der GIA Informatik AG aus Oftringen. Sandro D’Amico: «Mit dem Unternehmen mit Schwerpunkten Cloud Computing, IT-Services und SAP arbeiten wir seit Jahren täglich zusammen, weshalb es naheliegend war, auch dieses Migrationsprojekt mit diesem IT-Dienstleister und dessen Fachleuten durchzuführen.» Das IT-Unternehmen begleitet und unterstützt Pfister mit User Management und Troubleshooting, damit der ganze Betrieb und die Anwendung in der Microsoft Office 365 Cloud funktionieren. Für die Verbindung in die Cloud bezieht Pfister bei GIA Informatik den Service «GIA Cloud Connect». Dieser ermöglicht den Gebrauch der Public Cloud für Office 365 und Azure. Er wird im neuen Business-Modell als Software as a Service (SaaS) genutzt und monatlich im Pay-per-Use-Modell abgerechnet. Überdies sind die Cloud-basierten Services eng mit dem Workplace und Client verknüpft – der von GIA Informatik betriebene Service Desk ist darauf geschult.

Vom Kick-off zum Go-live in sechs Monaten

Der Entscheid für die zeitlich rasch durchzuführende Migration in die Public Cloud von Microsoft fiel im Sommer 2018. Im September legten GIA Informatik und Pfister mit dem komplexen Technologie-Projekt los. «Den ersten Meilenstein bildete Office 365 Readiness: Hier schufen wir die Grundlagen für die Nutzung der Office 365 Cloud-Dienste, führten Vorbereitungsarbeiten durch, banden die Active Directory Software (Verzeichnisdienst von Microsoft für Windows-Netzwerke) an die Cloud an, richteten den Tenant ein (auf ihm laufen alle Office 365 Cloud-Dienste) und vergaben Lizenzen. Insgesamt waren über 1500 User und Mailboxen zu überführen», unterstreicht Andreas Siegrist, Lead ICT Architect und Leader des Solution-Architect-Teams GIA Informatik AG. Im Oktober und November migrierte das IT-Unternehmen grosse Datenmengen in die neue Plattform und spielte Archivdaten zurück. Nach ausführlichen Tests erfolgte im Dezember das Go-live von Sharepoint in der Public Cloud von Microsoft. Zudem wurde in einer ersten Phase die E-Mail-Umgebung aus der Private Cloud ins Rechenzentrum von GIA Informatik überführt. «Im zweiten Teil banden wir Pfister an die Microsoft Cloud an und migrierten anschliessend die Postfächer von ‹On-Premise› in die Office 365 Cloud», legt Andreas Siegrist dar. Das Go-live für Exchange fand am 10. Februar 2019 statt.

Hürden meistern mit ausgezeichneter Teamarbeit

Die Migration des ersten Exchange-Teils bildete eine grosse Herausforderung. Auf den Clients musste das IT-Unternehmen grössere Änderungen vornehmen, um auf die neuen Mailboxen zu gelangen. «Es war schwierig, alles zu automatisieren. Da unsere Projektmitarbeitenden über jahrelange Erfahrungen mit Cloud Computing und Technologien wie Exchange und Office 365 verfügen, blieben wir zielorientiert und suchten stets zusammen nach passenden IT-Lösungen», sagt Andreas Siegrist. Pfister erkennt ebenfalls in der starken Zusammenarbeit und im gemeinsamen Handanlegen vor Ort das entscheidende Merkmal, um das Projekt in der vorgegebenen Zeit durchzuführen.

Höhere Planungssicherheit für Pfister

Welchen Nutzen brachte Pfister die Migration in die Public Cloud? «Mit der Migration der UCC-Umgebung in die neue Plattform wurde der Grundstein gelegt, dass wir noch mehr Software Services der öffentlichen Cloud nutzen, per Tastendruck dazuschalten und somit noch besser skalieren können, wodurch ein grosser Aufwand entfällt und die Umsetzungsgeschwindigkeit erhöht wird. Somit bestehen ungleich vielfältigere Möglichkeiten, und wir sind bereit für zukunftsorientiertes Arbeiten», erklärt Sandro D’Amico. Überdies gestaltet sich das Onboarding der Benutzer viel flexibler. Ferner werden die dedizierte Infrastruktur, die für Pfister betrieben wird, und die Komplexität auf das absolute Minimum reduziert. «Durch die Cloud-Lösung (SaaS) versetzen wir Pfister in die Lage, besser zu planen, da die Kosten pro User und Monat bekannt und skalierbar sind», betont Andreas Siegrist.

Ratschläge von Experten für die Migration in die Microsoft Office 365 Cloud

Da Cloud Computing immer beliebter wird, geben Experten der IT-Abteilungen beider Unternehmen Tipps für eine reibungslose Migration in die Microsoft Office 365 Cloud.

• Erstellen Sie eine Cloud-Computing-Strategie und halten Sie daran fest. Darin sind Fragen wie Datenhaltung und andere regulatorische Vorgaben zu berücksichtigen.
• Suchen Sie ein IT-Unternehmen mit viel IT-Ressourcen, Know-how und Erfahrung aus, das den Nachweis erbringt, solche Projekte erfolgreich umgesetzt zu haben.
• Wählen Sie einen erfahrenen Cloud Solution Provider Tier 1, der Ihnen alle Microsoft Cloud Services direkt zur Verfügung stellt wie etwa Office 365 Enterprise E3, Azure Active Directory und Azure IaaS.
• Erstellen Sie ein Proof of Concept für die Pilotierung.
• Testen Sie realitätsnah mit aktiven Usern und Livedaten.
• Sparen Sie Kosten mit einem überlegten Lizenzmanagement. Der Standardplan, zum Beispiel Office 365 Enterprise E3, ist nicht in jedem Fall die richtige Wahl.
• Ziehen Sie die Umstellung der einzelnen Cloud Services nicht unnötig in die Länge. Wenn User auf unterschiedlichen IT-Umgebungen arbeiten – ein Teil «On-Premise», ein Teil in der Cloud – ist das Aufrechthalten und Troubleshooting im Störungsfall ungleich komplexer.
• Halten Sie die Kommunikation zum Cloud Service Provider und zum User aufrecht.
• Legen Sie ein Augenmerk auf die benötigte Internetbandbreite. Eine adäquate Performance entscheidet über die Akzeptanz beim Endbenutzer.

Aufgaben jetzt und in Zukunft

Mit der Microsoft Office 365 Cloud will Pfister von weiteren Microsoft Services profitieren. Sandro D’Amico: «Erst im Zusammenspiel der einzelnen Office 365 Cloud Services zeigt sich das volle Potenzial dieser Cloud-Lösung.» In naher Zukunft wird die grösste Schweizer Einrichtungshändlerin Skype for Business durch die Gruppenchat-Software Microsoft Teams ablösen – ein weiterer Meilenstein in der Historie dieses aussergewöhnlichen Projektes, ausgeführt durch GIA Informatik. «Im gleichen Zug koppeln wir ‹Teams› mit der bestehenden Telefonanlage», sagt Sandro D’Amico. Zudem treibt Pfister die Anwendung und Nutzung des Filehosting-Dienstes Microsoft One Drive voran.