Wie EDI Verfahren und Digitalisierung die Umsetzung der EUDR vereinfachen

Ein Unternehmen kann diese Aufgabe nicht allein bewältigen, da es Informationen der Teilnehmer vor ihm in der Lieferkette benötigt und von ihm ergänzte Informationen wiederum an nachgelagerte Unternehmen weitergeben muss. Bei der enormen Zahl unterschiedlichster Lieferketten kann die Erfüllung dauerhaft nur digital und standardisiert gelingen.

Komplexität der Lieferkette

Die Komplexität der Lieferkette ist ein wesentlicher Risikofaktor, der in der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) berücksichtigt wird. Die Rückverfolgbarkeit von Produkten und deren Rohstoffe bis zu den Produktionsländern und -standorten kann sich bei komplexen Lieferketten als schwierig erweisen. Dies erhöht das Risiko von Verstößen gegen die Verordnung, insbesondere wenn es Unstimmigkeiten oder Schwierigkeiten beim Erhalt der notwendigen Informationen in irgendeiner Phase der Lieferkette gibt.

Produkte aus mehreren von der Verordnung betroffenen Rohstoffen und aus verschiedenen Produktionsländern sowie die Länge einer Lieferkette erhöhen die Komplexität der Aufgabe erheblich.

In der Branche Wohnen & Einrichten erhöht die kommissionsbezogene Produktion in der Stückzahl zusätzlich die Anforderungen an die Datenmenge, da Informationen zu jedem Auftrag benötigt werden und nicht bereits über Stammdateninformationen abgebildet werden können.

Herausforderungen für Unternehmen

Ohne Digitalisierung und Standardisierung erfordert die Einhaltung der EUDR einen enormen Einsatz zusätzlicher Ressourcen und die Etablierung neuer Prozesse. Die Aufgabenstellung, sehr viele Daten zu empfangen, zu verarbeiten, zu speichern und weiterzugeben, macht elektronische Systeme unerlässlich.

Besonders in der Möbelindustrie gibt es zusätzliche Herausforderungen:

• Lieferanten und Rohstoffquellen ändern sich regelmäßig.
• Informationen über die verwendeten Rohstoffe variieren auftragsbezogen und können nicht als Stammdaten hinterlegt werden.
• Viele Unternehmen haben keine integrierte Chargenverfolgung.
• Die schlussendlich gültigen Informationen zu einem Produkt entstehen oft erst in der Produktion.

Zusammengefasst bedeutet dies, dass Unternehmen elektronische Verfahren zur Verarbeitung und zur Datenkommunikation einsetzen müssen, um die Regularien dauerhaft und qualitativ hochwertig erfüllen zu können.

Die Rolle von EDI in der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen im Rahmen der EUDR

EDI ist in allen Branchen der zentrale Standard für die elektronische Datenkommunikation und führt über die strukturierte und normierte Darstellung der Inhalte zu einer höheren Datenqualität.

Die zusätzlichen Vorteile von EDI für die EUDR im Überblick:

Schnellere Datenbereitstellung: EDI Daten werden direkt zwischen Systemen ausgetauscht, eliminieren Warte- und Erfassungszeiten und stehen damit sehr viel früher zur Prozesssteuerung zur Verfügung.

Reduzierung von Fehlern: Erfassungsfehler entfallen und die qualitativ hochwertigen Daten vereinfachen Analysen und Auswertungen.

Automatisierte Dokumentation: Die EDI-Daten können direkt zur Nachverfolgung und Dokumentation relevanter Informationen, die für die Sorgfaltspflicht erforderlich sind, genutzt werden. Die Daten können nahezu in Echtzeit verarbeitet, aufbereitet, weitergegeben und zur Erfüllung der Dokumentationsnachweise genutzt werden.

Brancheninitiative: EDI-Lösungen für die Möbelindustrie

Zur Vermeidung manueller Datenerfassung in verschiedensten Compliance- und Verwaltungs-Systemen hat die IWOfurn mit breiter Unterstützung der Industrieverbände und in Zusammenarbeit mit morphe* ein branchenübergreifendes Lösungskonzept entwickelt. Darin werden bestehende EDI-Prozesse genutzt und um die EUDR relevanten Informationen ergänzt.  Dieses Verfahren kann entlang der gesamten Lieferkette eingesetzt werden.

Da die relevanten EUDR-Informationen produktionsbedingt zu unterschiedlichen Zeitpunkten anfallen, muss auch die EDI-Integration diesen unterschiedlichen Informationszeitpunkten Rechnung tragen.

Bei bereits produzierter Ware können die EUDR-Informationen schon in der EDI-Auftragsbestätigung bereitgestellt werden. Bei kommissionsbezogener Fertigung müssen die EUDR-Informationen in nachgelagerten Transaktionen übertragen werden. In jedem Fall muss aber sichergestellt werden, dass die vollständigen Informationen vor Wareneingang beim Empfänger vorliegen.