Postbearbeitung – Manuell oder digital?

Die manuelle Postbearbeitung

Die manuelle Postbearbeitung erfolgt klassisch mit Stift und Zettel. Eingehende Sendungen werden in einer Liste erfasst und bei der Zustellung wird unterschrieben. In manchen Fällen erfolgt sie sogar ganz ohne Dokumentation. Etwas besser ist schon die Postbearbeitung mit einer Excel-Liste, dies erleichtert die Archivierung erheblich. Der Vorteil bei der manuellen Postbearbeitung ist, dass Sie mit wenigen Hilfsmitteln auskommt und wenig Planung benötigt. Leider hat diese Art der Postbearbeitung auch ihre Nachteile. Zum einen ist der manuelle Weg zeitintensiv und kann zu Fehlern führen. Zum anderen ist er auch teurer, da manuelle Arbeit mehr Kosten verursacht als automatisierte Prozesse. Ganz besonders die Kommunikation mit den Empfängern ist ein großes Manko, da diese entweder nicht erfolgt oder manuell E-Mail geschrieben oder Anrufe gemacht werden müssen.

Vorteile der digitalen Postbearbeitung

Die digitale Postbearbeitung bietet gegenüber der Manuellen viele Vorteile. Was man aber beachten muss, ist, dass der einmalige Aufwand höher ist. Man muss einen guten Anbieter finden, der eine passende Lösung für die eigenen Anforderungen bietet. Wenn man ein solches System einmal in Betrieb genommen hat, läuft die Postbearbeitung dafür schneller und zuverlässiger. Auch die Suche nach Sendungen ist viel einfacher, da man sie einfach digital durchsuchen kann. Zudem wird die Kommunikation mit den Empfängern automatisiert. Diese Vorteile werden in der Regel durch Barcodeerfassung ermöglicht. Wie bei den verschiedenen KEP-Diensten auch werden die Sendungen gescannt und bei Bedarf Zusatzinformationen wie Unterschriften, Fotos und viele Weitere erfasst.

Sollten Sie die digitale Postverarbeitung für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen?

Dies hängt in der Regel maßgeblich vom Sendungsaufkommen ab, das verwaltet werden muss. Bei einigen Anbietern kosten Lösungen viel Geld, was sich nur lohnt, wenn auch eine entsprechende Menge an Sendungen in der Software verarbeitet werden. Die COSYS Ident GmbH bietet Ihnen eine modulare Lösung, die durch eine hohe Standardisierung kostengünstig ist. So fängt es preislich bereits ab 79,50€ monatlich an, ohne dass Kosten für Einrichtung o. Ä. anfallen. Bei einer solchen Lösung ist auch die Implementierung sehr viel einfacher, da die Prozesse bereits an vielen anderen Kunden erprobt und optimiert wurden. Bei solchen Lösungen muss man aber auch aufpassen, dass es eine Perspektive gibt, falls sich die Anforderungen mal ändern. Auch da sind Sie mit COSYS gut aufgestellt, weil sich die Lösung jederzeit erweitern lässt.

Darüber hinaus spielt bei solchen Systemen immer auch die IT-Abteilung eine Rolle. Deswegen ist es wichtig, darauf zu achten, einen Anbieter auszuwählen, der alle IT-Richtlinien erfüllt.

Komplettsystem der COSYS Ident GmbH

Das Komplettsystem der COSYS Ident GmbH bietet für Ihre Postbearbeitung viele Vorteile. Da dieses bereits seit Jahren am Markt etabliert und bei großen namhaften Kunden erprobt ist, profitieren Sie von unserer Erfahrung. COSYS liefert Ihnen nicht nur die Software, sondern auch Hardware und Dienstleistungen, sodass Sie einen Ansprechpartner für das gesamte System haben.

Im Google Playstore und Apple Appstore finden Sie beispielhaft auch eine Demoversion, mit der Sie sich selbst von der einfachen Handhabung überzeugen können.

Wenn Sie gerne mehr erfahren möchten, besuchen Sie unsere Webseite, stellen Sie eine Anfrage oder rufen Sie uns an unter +49 5062 900 0.