Gebrauchtsoftware schont ITBudget: Experten-Tipps von unabhängiger Stelle

• Grundsätze der Beschaffung gebrauchter Software-Lizenzen durch öffentliche Auftraggeber
• Weiter Beratungsbedarf in Ämtern, Behörden und Unternehmen
• Gesetzgebung fördert Gebrauchtsoftware

Hohe Qualität zu einem möglichst niedrigen Preis: Was für jeden ein erstrebenswertes Ziel sein dürfte, ist für die öffentliche Verwaltung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Sehr effektiv lässt sich diese Anforderung durch Kauf und Nutzung von gebrauchter Software erfüllen. Doch besteht hier nach wie vor Beratungsbedarf. Ein Leitfaden von unabhängiger Stelle schafft jetzt Abhilfe – auch für interessierte Unternehmen.

Sparsam mit Steuergeldern umzugehen, sollte für die öffentliche Verwaltung selbstverständlich sein. „Ein Hebel zur Kostenreduktion ist die Anschaffung von gebrauchter Software, statt wieder und wieder dem immer kürzer werdenden Produktzyklus der Hersteller zu folgen“, erklärt Michael Helms, Geschäftsführer der Soft & Cloud AG. „Hier sind Preisnachlässe von weit über 50 Prozent gegenüber Neuware möglich, ohne dass dabei Qualitätseinbußen befürchtet werden müssen.“ Doch auch wenn es seitens der Gesetzgebung gefordert wird, setzt längst nicht jedes Amt und jede Behörde auf zweitverwertete Software-Lizenzen.

Woran liegt das? Die Sorge vor rechtlichen Konsequenzen kann nicht der Grund sein, denn der Kauf und die Nutzung von gebrauchter Software sind juristisch einwandfrei legitimiert. Auch können hinzugefügte Funktionen nicht ausschlaggebend sein, wenn es um die Entscheidung zwischen einer neuen MicrosoftOffice-Lizenz und ihrer Vorgängerversion geht. Zwar kommen mit jedem Release neue Features für die weitgehend ausgereiften Programme hinzu. In der Praxis, und zwar sowohl im behördlichen als auch im unternehmerischen Alltag, sind diese jedoch gar nicht gefordert.

Ratgeber auch für Unternehmen geeignet

Die Vermutung liegt nahe, dass es den Verantwortlichen am nötigen Fachwissen mangelt. Der Nachholbedarf zeigt sich auch daran, dass der Behörden Spiegel seine „Grundsätze der Beschaffung gebrauchter Software-Lizenzen durch öffentliche Auftraggeber“ neu aufgelegt hat. Das Fachmedium für den öffentlichen Dienst listet im Leitfaden die rechtlichen Grundlagen auf und klärt die wichtigsten Fragen zur Thematik. Ebenso werden praktische Tipps für eine sichere und gesetzeskonforme Beschaffung gegeben und die wichtigsten Schritte in einer Checkliste zusammengefasst. Hiervon können auch Unternehmen profitieren. Zwar richtet sich die Publikation an die öffentliche Verwaltung, doch gelten die die Hinweise und Informationen ebenso in der freien Wirtschaft. Der Ratgeber kann also auch dort als zuverlässiger Leitfaden dienen.

Mithilfe der kostenlosen Broschüre wird nicht nur eine sparsame, sondern gleichzeitig auch gesetzeskonforme Beschaffung unterstützt, denn: Behörden müssen stets den Grundsatz der  Wirtschaftlichkeit bei der Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen berücksichtigen. Natürlich gilt dies auch für den Einkauf von Software-Produkten. Ganz aktuell ist mit der „Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Beschaffung klimafreundlicher Leistungen“ noch eine weitere gesetzliche Vorgabe hinzugekommen, die für den Einsatz von Gebrauchtsoftware in der öffentlichen Verwaltung spricht.

Nachhaltigkeit als Argument für Gebrauchtsoftware

Darin ist festgelegt, dass Behörden seit Januar 2022 den Paragrafen 13, Absatz 2 des Klimaschutzgesetzes bei allen Vergabeverfahren umsetzen müssen. Dieser besagt, dass bei der „Planung, Auswahl und Durchführung von Investitionen und bei der Beschaffung“ geprüft werden muss, „wie damit jeweils zum Erreichen der nationalen Klimaschutzziele nach § 3 beigetragen werden kann.“ Gebrauchte Software hält dieser Prüfung mit Leichtigkeit stand.

Wie bei jedem neuen Produkt, fallen auch bei der SoftwareEntwicklung Emissionen an. Wer gebrauchte Lizenzen nutzt, verlängert deren Lebensdauer und verbessert seine CO²-Bilanz im Vergleich zur Nutzung von Neuware deutlich. „Gebrauchte Software ist also sicher, qualitativ gleichwertig und zudem sparsam. Darüber hinaus schont ihr Einsatz das Klima“, fasst Michael Helms zusammen. „Das sind gute Argumente für ITVerantwortliche dafür, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Der Leitfaden des Behörden Spiegel kann dabei als wertvolle Hilfe dienen.“

Die Broschüre „Grundsätze der Beschaffung gebrauchter Software-Lizenzen durch öffentliche Auftraggeber“ kann auf der Webseite des Behörden Spiegels heruntergeladen werden (www.behoerden-spiegel.de).

Weitere Infos zur Soft & Cloud AG: www.softandcloud.com