Vom Papierchaos zur effektiven Postverteilung: Wie COSYS Software Unternehmen erfolgreich transformiert

Aufbau und Funktionen

Wie bereits kurz erwähnt besteht unsere Software aus zwei Elementen. Die mobile App dient dabei der Erfassung aller Vorgänge und kann auf beliebigen Android oder iOS-Geräten genutzt werden. Falls Sie dieses Gerät über COSYS beziehen, ist es bereits fertig eingerichtet und einsatzbereit. Die mobile App dokumentiert also die gesamten Prozesse und führt Sie durch jeden einzelnen durch. So werden Fehler vermieden und die Produktivität steigt ohne Unterbrechungen. Der COSYS WebDesk ist dazu dann das passende Überwachungswerkzeug. Er dient zur Verwaltung von den zuvor erfassten Daten und wertet diese aus oder dokumentiert diese über längere Zeiträume. Außerdem werden Lademittel, Mitarbeiter, Kunden und vieles mehr im WebDesk angelegt und gespeichert. Es sind zudem Statusmeldungen integriert, die Ihnen Auskunft über Ihr Paket geben und Sie es so rückverfolgen können.

Module der App und des WebDesks

Die App kann je nach Ermessen eines Kunden individuell angepasst werden. So können Module hinzugefügt oder auch entfernt werden, falls diese fehlen oder nicht gebraucht werden. In der Standard-Variante der App befinden sich immer folgende Module von Beginn an: Die Sammelannahme, die Zuordnung, die Einlagerung, die Selbstabholung, die Verladung, die Auslieferung, der Scan auf Lager, die Retoure, die Paketinfo und die Datenübertragung. Dies sind die Bestandteile des Hauptmenüs der Postverteilungs-App, welche einen Gesamtvorgang abbilden. Die Datenübertragung als abschließendes Modul dient dem Einholen und Senden von Stammdaten, was einen On-Offlinebetrieb ermöglicht. So können Sie also auch an Stellen arbeiten, an denen mal keine Verbindung sein sollte. Der WebDesk hat zwar etwas weniger Module, dafür aber genau die Richtigen für die Ergänzung der App. Darunter befinden sich neben der Administration die Stammdaten, das Paket Management, die Historie und die Paketannahme. Diese überwachen permanent die Daten, welche mit Ihrem MDE-Gerät erfasst werden. Darüber hinaus können Sie Ihre Pakete suchen und sich aus den erfassten Daten Statistiken und Analysen erstellen lassen. Diese zeigen Ihnen im besten Fall, an welcher Stelle im Unternehmen Prozesse noch zu langsam ablaufen oder zu viele Ressourcen eingesetzt werden. Anhand dieser sogenannten Dashboards können Sie also Ihre Produktivität optimieren, indem Sie einfach einen Blick auf die Auswertungen werfen.

Vorteile und Features

Die Software ist mit verschiedensten Features ausgestattet, die Ihnen die Arbeit zusätzlich erleichtern. Die Fotoerfassung ist eine davon und eine der Wichtigsten, denn durch sie können zu jedem beliebigen Zeitpunkt Schäden dokumentieren oder Bemerkungen hinterlassen werden. Außerdem dient sie auch dem Abstellnachweis und auf den Fotos können direkte Markierungen vorgenommen werden. Ebenfalls ist es möglich, Lagerplätze und Ladungsträger zu erfassen, um Ihre Pakete im Lager zurückzuverfolgen und wiederzufinden. Ein weiteres wichtiges Feature ist die Unterschriftenerfassung, welche direkt digital in der App erfolgen kann. Sobald das Paket dann in einem Prozess verwickelt ist, bekommt der Empfänger direkt eine Benachrichtigung per Mail. Eine bedeutende Funktion für die Buchhaltung ist an dieser Stelle die Reportfunktion. Diese ermöglicht es Ihnen, Auslieferungsnachweise in Form von PDF-Dateien zu erstellen und diese direkt als E-Mail-Anhang zu versenden. Interne Empfängerdaten können bei sorgfältiger Pflege direkt zu uns importiert werden.

Wenn Sie von unserer Postverteilung Software überzeugt sind, werfen Sie doch gerne einen Blick in den Play– oder App-Store zum Testen einer kostenlosen Demo-Version. Für Rückfragen oder Produktanfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Erreichen können Sie uns per E-Mail an Anfrage@cosys.de oder telefonisch unter +49 5062 900 0.