Digitale Unterschrift: Schnellere Angebotsabwicklung, bessere Umweltbilanz

Die COVID-19-Pandemie hat in vielen Branchen für einen Digitalisierungsschub gesorgt. Und in der Bauindustrie? Da blieb der erwartete große Schub aus, so die Studie "Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Corona in der Baubranche", durchgeführt von der Beratungsgesellschaft Pricewaterhouse Coopers im Dezember 2021. Demnach sehen Befragte in der Digitalisierung zwar Chancen. Doch die Umsetzung scheint holprig. Zurückzuführen unter anderem auf die mangelnde Expertise der Bauunternehmen.

GAEB-Online 2023 ermöglicht barrierefreien Einstieg in die Digitalisierung

„Wir sind deshalb darum bemüht, den Einstieg in die Digitalisierung zu barrierefrei wie möglich zu gestalten", sagt Ulrike, Braun, Geschäftsführerin des Softwareherstellers gaeb-online aus Walzbachtal bei Karlsruhe. Das Unternehmen vertreibt eine Software namens GAEB-Online, mit der Baubetriebe in ihrem gewohnten Microsoft-Office-Umfeld Angebote, Rechnungen und Aufmaßdateien erzeugen können – ohne teure AVA-Programme oder überdimensionierte ERP-Systeme. Und entwickelt für jede neue Version Zusatzfunktionen.

Medienbruchfreie digitale Signatur spart Zeit und Papier

Zu den neuesten Funktionen zählt eine digitale Unterschrift für GAEB-Online 2023 (Update 9.2.0.1). „Viele Baubetriebe drucken Angebote immer noch auf Papier aus, unterschreiben die Dokumente und scannen sie wieder ein – ein Prozess, bei dem nicht nur unnötig Zeit und Papier verschwendet wird. Handschriftlich unterschriebene Dokumente verhindern auch durchgängig elektronische Workflows“, so Braun. „Mit der neuen medienbruchfreien digitalen Signatur sparen Anwender Zeit und Material. Und stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit in der Digitalisierungs-Ära."

Rechtskonform nach BGB §126b und abgesichert durch digitale Zertifikate

Und so funktioniert die neue Funktion von GAEB-Online 2023: Bevollmächtigte Vertreter der Firma können in der Software eine Textformunterschrift hinterlegen. Ein häufig verlangter Standard für Ausschreibungen im öffentlichen Auftragswesen. Weiterhin können sie nun auch eine handschriftliche Unterschrift einscannen und als digitale Signatur speichern. Beide Signaturen erscheinen per Knopfdruck unter der Summenzusammenstellung des Angebots. Rechtskonform nach BGB §126b. Und abgesichert durch digitale Zertifikate, hinterlegt als PFX-Datei. „Die digitale Unterschrift bietet beiden Parteien eine verbindliche Grundlage und schützt vor einem möglichen Rechtsstreit“, erklärt Braun. Und mehr als das. „Die digitale Signatur wertet Dokumente zudem optisch auf und schafft Vertrauen beim potentiellen Auftraggeber.“

Hintergrund zu GAEB

Für Unternehmen des Bauwesens gehören die Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) zur Tagesordnung. Dabei gilt es, eine Vielzahl an Informationen auszutauschen – darunter Kostenschätzungen, Leistungsverzeichnisse, Mengenberechnungen, Angebote und Abrechnungsdaten. Damit der Datenaustausch möglichst zeitsparend und fehlerfrei funktioniert, hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) – ein Bundesgremium, das dem Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung zugeordnet und dem Deutschen Institut für Normung (DIN) angegliedert ist – Standardisierungen erarbeitet. Dazu zählt ein einheitliches Datenformat für den Austausch von Bauinformationen: GAEB DA XML, ein strukturiertes und standardisiertes Austauschformat, das Unternehmen über eine GAEB-Schnittstelle austauschen. Der GAEB-Datenaustausch hat sich von der Zeilenorientierung (GAEB DA 1985, 1990) zur schlüsselwortorientierten Methode weiterentwickelt (GAEB DA 2000). Ab GAEB DA 2000 ist das Format mit der Extensible Markup Language (XML) beschrieben, eine international anerkannte Auszeichnungssprache zur Übertragung komplexer Strukturen.

Hintergrund zu GAEB-online 2023

GAEB-Online 2023 ist ein Bieterprogramm für GAEB Ausschreibungen. Anwender öffnen mithilfe der Software Ausschreibungen und erfassen Angebotspreise. Die Angebotskalkulation erfolgt dank Schnittstellen auf Wunsch in der gewohnten Office-Welt – mit Microsoft Excel, Word, OpenOffice oder LibreOffice. Schnell und einfach. Die Software ist mit jedem gängigen Office-Paket kompatibel und verarbeitet GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML 3.3. Angebote lassen elektronisch abgeben und ausdrucken, als GAEB DA84-Angebotsdatei. Leistungsverzeichnisse oder Produktbeschreibungen lassen sich direkt aus einer Excel-Tabelle in ein GAEB-Format wandeln. Und mit dem Zusatzmodul Excel-Aufmaß lassen sich ein Aufmaß mit freien Formeln nach REB 23.003 über Microsoft Excel erstellen, elektronische Aufmaße als DA11 oder GAEB X31 speichern und hieraus Rechnungen in Excel erzeugen.