Mit Digitalen Tools den Verein besser managen

Um seinen Verein optimal digital zu managen, empfiehlt es sich im ersten Schritt, alles, was anliegt, grob in die Bereiche Aufgaben, Anfragen, Termine, Dateiablage sowie Wissen und Kommunikation aufzuteilen. Danach sollte man eine Matrix für die Zuständigkeiten anlegen, die dokumentiert, wer welche Aufgaben verantwortet, wer zuarbeitet und welche Tools zum Einsatz kommen.

Für die digitale Mitgliederverwaltung, auf deren Basis Mitgliedsanträge gestellt, Beiträge berechnet oder mögliche Fördermittel beantragt werden können, eignet sich die Verwaltungssoftware Campai, mit der sich auch die Vereinskasse führen lässt.

Digitale Tools können zudem die Einladung zu Sitzungen des Vorstandes oder einer Mitgliederversammlung erleichtern. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass dies die Vereinssatzung zulässt.

Alle Abstimmungen, die keinen rechtsverbindlichen Charakter haben, sind einfach zu handhaben. Der Vorstand muss nicht sicherstellen, dass nur stimmberechtigte Mitglieder teilnehmen. Für ein solches Stimmungs- oder Meinungsbild steht Ihnen mit Mentimeter.com ein unkompliziertes Tool zur Verfügung. Für einfache Umfragen ist es kostenlos einsetzbar.

In dem Workshop wird darüber hinaus erklärt, wie man Aufgaben digital organisiert, mit Chat-Plattformen kommuniziert, Dateien in der Cloud ablegt, ein digitales schwarzes Brett einrichtet oder mit Zoom online tagt.

„Vorstand und Aktive müssen ein wenig umdenken, doch der Nutzen der digitalen Organisation dürfte überwiegen“, sagt Johannes Schuster, Mac & i-Redakteur.

„Verein digitalisieren“ ist einer von 13 lehrreichen Workshops für Windows und Mac, die Profis für Laien nachvollziehbar geschrieben haben. Das 164 Seiten umfassende Heft Mac & i Extra kostet 12,90 Euro und ist im Zeitschriftenhandel sowie im heise Shop erhältlich.

Redaktionen erhalten auf Wunsch ein kostenloses Rezensionsexemplar.