M-Files optimiert Informationsmanagement und Zusammenarbeit in nachhaltigem Städtebauprojekt

Das Projekt umfasst neue Straßenbahnlinien, Brücken, Radwege und andere städtebauliche Bauprojekte. Bei der Zusammenarbeit vieler Partner spielt ein umfassendes Informationsmanagement eine wichtige Rolle für den Erfolg des Projekts. Experten aus verschiedenen Organisationen müssen gleichzeitig Dokumente und andere wichtige Informationen erstellen, darauf zugreifen und sie bearbeiten können. Alle Projektbeteiligten – vom Kunden bis zu den Auftragnehmern und Subunternehmern – sollten dafür in einer zentralen Umgebung für das Informationsmanagement arbeiten können.

Aktuell arbeiten mehr als 500 Knowledge Worker, Experten und Subunternehmer im Projekt, die Dokumente erstellen und bearbeiten. Bislang wurden bereits mehr als 70.000 Dokumente erstellt. Dank der hochmodernen Plattform zum Dokumentenmanagement von M-Files verfügt das Projekt über eine robuste und zuverlässige Kontrolle über alle Dokumente und Teilprojekte. Alle Beteiligten sind mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet und können jederzeit und von jedem Ort aus sicher auf die richtigen Dokumentenversionen zugreifen.

„Die Anzahl der Dokumente und Informationen sowie die Anzahl der Personen, die diese im Rahmen des Crown-Bridges-Projekts nutzen, ist enorm. Umso wichtiger sind klar vereinbarte Richtlinien für das Informationsmanagement und deren automatisierte Einhaltung", so Liisa Kemppainen, Information Modeler, Crown Bridges Light Rail Alliance. „Mit M-Files können wir sicherstellen, dass die Informationen immer aktuell und leicht zugänglich sind. Die tägliche Arbeit wird durch zentrales Informationsmanagement, modellbasiertes Design und digitale Dienste vereinfacht. All dies spart Zeit und Kosten und optimiert die Verantwortlichkeit und Interaktivität. Letztlich müssen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein."

„M-Files ist ideal geeignet, um groß angelegte Stadtplanungsprojekte wie die Crown Bridges Light Rail Alliance zu unterstützen", so Antti Nivala, Gründer und CEO von M-Files. „Unsere metadatengesteuerte Plattform zum Dokumentenmanagement gewährleistet, dass alle Beteiligten sicheren Zugriff auf die benötigten Dokumente und Informationen haben und diese Informationen einheitlich verwalten können. Wenn Informationen immer auf dem neuesten Stand sind und es keine Informationssilos zwischen den Beteiligten gibt, werden die mit Bauprojekten verbundenen Geschäftsrisiken erheblich reduziert."

In Ergänzung zur cloudbasierten, metadatengesteuerten Dokumentenmanagement-Plattform wird M-Files Hubshare als Portal für externe Beteiligte genutzt. So haben alle Projektpartner – entweder direkt über M-Files oder über Hubshare – einen benutzerfreundlichen und sicheren Zugriff auf die benötigten Informationen und Dokumente. Die integrierte Lösung sorgt dabei nicht nur für eine genaue Versionskontrolle, sondern unterstützt auch bei der systematischen Einhaltung von Regeln durch Automatisierung und gemeinsame Arbeitsabläufe. So können beispielsweise Dokumente automatisch benannt und auf der Grundlage von Metadaten bestimmten Ordneransichten zugewiesen werden. Da die erforderlichen Informationen auch nach Abschluss eines Projekts noch zugänglich sein müssen, archiviert M-Files die relevanten Informationen und unterstützt die Vorbereitung von Synergien für neue Projekte.

Weitere Fallstudien über Prozessautomatisierung und Dokumentenmanagement mit M-Files stehen hier bereit: https://ressourcen.m-files.com/…

Eine Testversion der intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement kann hier angefordert werden: https://www.m-files.com/…