Mythos Multitasking im Arbeitsalltag: Warum „Schritt für Schritt“ zu mehr Effizienz führt

• – Wissenschaftler zeigen: Multitasking kostet Zeit und erhöht das Stresslevel
  – Homeoffice führt zur Vermischung privater und beruflicher Aufgaben
  – Zeitfresser Telefonie: mit virtuellen Sekretariaten wie ebuero einen freien Kopf bekommen
  – Das Auge denkt mit: visuelle Ablenkungen vermeiden und Konzentration erhöhen

Flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice und Remote Work – viele Erwerbstätige schätzen die neugewonnene Freiheit in ihrem Job nach den letzten Monaten im Lockdown. Viele freuen sich darüber, Fahrtzeiten zu sparen und sich den Arbeitstag frei einteilen zu können. Jedoch verschwimmen oft die Grenzen zwischen Beruf und Privatem. So lassen die Beschäftigten gerne mal das Radio nebenbei laufen, schmeißen zwischen zwei Meetings die Waschmaschine an, kontrollieren parallel die Schulaufgaben der Kinder und lesen mit einem Auge die kontinuierlich eintrudelnden E-Mails und Newsletter. Um außerdem nicht den Anschluss zum Team zu verlieren und up to date zu bleiben, ist der Ton von Handy und Laptop hochgestellt. Nachrichten in den beruflichen sowie privaten Chatprogrammen pingen also ununterbrochen auf und unterbrechen die konzentrierte Arbeit. Ist das oft so hochgelobte Multitasking überhaupt noch möglich und erstrebenswert? Das Team von ebuero unterstützt Unternehmen aller Art dabei, noch produktiver zu arbeiten und zeigt, was sich hinter dem Mythos Multitasking verbirgt und wie der Arbeitsalltag effektiv gelingt.

Wissenschaftler haben herausgefunden, dass Multitasking eine Illusion ist. „Das Gehirn kann sich immer nur auf eine Sache konzentrieren, denn das Bewusstsein hat zu jedem Zeitpunkt immer nur einen Inhalt“, so der Münchner Hirnforscher Professor Ernst Pöppel. Was unter Multitasking verstanden wird, ist somit das rasante Wechseln zwischen zwei oder mehreren Aufgaben. Die vielen geöffneten Tabs und Fenster auf unseren Bildschirmen sind ein gutes Indiz dafür, wie viele Aufgaben wir gleichzeitig in unserem Kopf bearbeiten, wenn wir zwischen E-Mails, Nachrichten, Texten, Social-Media, Telefonaten und Chats umherspringen. Hierbei geht viel Zeit verloren, denn bei jeder Unterbrechung benötigt das Gehirn wieder Zeit, sich zurück in die Aufgabe zu denken. "Wer nur für drei Minuten aus einer Aufgabe herausgerissen wird oder sich selbst einer neuen Aufgabe zuwendet, braucht danach zwei Minuten, um wieder auf dem gleichen Stand wie vorher zu sein. Wird der oder die Beschäftigte regelmäßig unterbrochen, oder lässt sich selbst ablenken, können sich die unnötig vergeudeten Minuten auf bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit addieren", sagt die Arbeits- und Organisationspsychologin Dr. Fritzi Wiessmann. Ziel sollte also sein, Multitasking zu vermeiden, die To-dos Schritt für Schritt abzuarbeiten und mithilfe von Strategien möglichst zeitsparend und effizient zu sein.

1. Trennung zwischen Arbeit und Freizeit

Spielende oder lernende Kinder um sich herum zu haben, nebenbei Pakete der letzten Online-Bestellung anzunehmen und telefonierend die Hühnersuppe für das Mittagessen vorzubereiten, bedeuten zwar kurze und willkommene Auszeiten von der Bildschirmzeit, gleichzeitig jedoch eine Erhöhung des Stresslevels. Denn der Arbeitsalltag zieht sich auf diese Weise meist in die Länge. Um in möglichst kurzer und produktiver Zeit die Arbeit hinter sich zu bringen, ist eine Trennung zwischen Work und Life nötig. Ideal ist daher das ungestörte Arbeiten in einem geschlossenen Raum und eine feste Absprache, wer sich in welchen Zeitfenstern um den Haushalt und die Kinderbetreuung kümmert.

2. Ablenkungen durch Tunnelzeiten vermeiden

Um zu vermeiden, unnötig Zeit damit zu vergeuden, sich immer wieder in unterschiedliche Themen und Aufgaben reinzudenken, müssen möglichst alle Ablenkungen ausgemerzt werden. Aufpoppende Chatfenster und E-Mail-Benachrichtigungen gehören dazu. Sofern dies bei der Tätigkeit und im Teamgefüge möglich ist, bieten sich hierfür sogenannte Tunnelzeitfenster an, in denen man im eigenen Kalender eine Abwesenheit von beispielsweise zwei Stunden einträgt, in denen man konzentriert und ungestört an einer Aufgabe arbeitet. So sind die Kollegen und Kolleginnen informiert und der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin kann die zahlreichen Kommunikationskanäle ohne schlechtes Gewissen schließen und unbehindert seinen oder ihren To-dos nachgehen.

3. Kernanrufzeiten kommunizieren

Ob im Büro oder im Homeoffice, ein klingelndes Telefon ist eine große und störende Ablenkung, die nicht ignoriert werden kann. Um auch hierdurch entstehende ständige Unterbrechungen zu verhindern, bieten sich Kernanrufzeiten an, die festgelegt und kommuniziert werden. Außerhalb dieser Zeiten sollte das Telefon im Umkehrschluss, wenn möglich, aus- oder zumindest stummgeschaltet werden. Alternativ kann auch die Auslagerung beziehungsweise Nutzung von Telefondiensten wie beispielsweise ebuero in Anspruch genommen werden, die einem den Rücken freihalten.

4. Visuelle Zerstreuung umgehen 

In welchem Setting Menschen bestmöglich arbeiten und zu Hochleistungen aufblühen, ist unterschiedlich. Vor allem für kreative Aufgaben können Input von außen oder visuelle Elemente in der Umgebung die Gedanken beflügeln. Für Strukturliebende ist dagegen ein aufgeräumter Arbeitsplatz nötig. In diesem Fall und auch um abschweifende Blicke zu vermeiden, sollte auch der Desktop ordentlich gehalten werden. Zu viele geöffnete Tabs und Tools ziehen die Aufmerksamkeit auf sich und verleiten dazu, von der eigentlichen Aufgabe abzuspringen. Um nicht in die Multitasking-Falle zu tappen und parallel an verschiedenen Aufgaben zu arbeiten, kann es helfen, nicht benötigte Programme zu schließen und jeweils nur die aktuell relevanten Dokumente zu öffnen. So können sich die Gedanken auf ein konkretes Projekt konzentrieren und das Stresslevel sinkt.

Fazit: Schritt für Schritt auf das Ende hinarbeiten 

Die Wissenschaft zeigt, dass das Phänomen Multitasking kein erstrebenswerter Zustand ist, sondern den Menschen unnötig in einen Stresszustand versetzt. Auch wenn einige Personen unter gewissem Druck zu Höchstform auflaufen, ist dieses Anspannungslevel nur für kurze Phasen geeignet, ohne dass die Leistungsfähigkeit darunter leidet. Insgesamt spart es außerdem mehr Zeit, ein To-do nach dem anderen abzuarbeiten und fokussiert zum Ende zu bringen, als zu versuchen, alles gleichzeitig zu machen. Im Zweifel leidet nur die Qualität darunter und viele Aufgaben werden über einen längeren Zeitraum mitgeschleppt und wesentlich später abgeschlossen. Das Motto sollte also sein: Schritt für Schritt beziehungsweise Aufgabe für Aufgabe effizient durch den Arbeitsalltag schreiten.