Durchgehend effizient und transparent dank Yard Management mit SAP

Auf Basis einer ganzheitlichen Transportsteuerung über das sogenannte Flexus Transportleitsystem für SAP werden sämtliche innerbetriebliche Warenbewegungen abgebildet und Transporte entsprechend zugeordnet. Eine Erweiterung dieser Steuerung stellt das Yard Management dar, welches auch externe Fahrzeuge und Transportmittel integriert. Auf Basis des RouteOptimizers werden Knotenpunkte auf dem Werksgelände der Kunden definiert, die von LKWs angefahren werden können. Durch die Kombination aus dem Transportleitsystem mit dem Yard Management wird der komplette Logistikprozess ganzheitlich geplant und abgebildet, was Zeit und Kosten einspart.

Erste Hindernisse bereits an der Pforte

Die Hof-Logistik birgt allerdings häufig etliche Herausforderungen und Probleme, da viele verschiedene externe und interne Komponenten zusammenwirken.

Die ersten Komplikationen entstehen ohne ein systemabbildendes Yard Management in vielen Fällen bereits bei der Einfahrt des Spediteurs auf das Werksgelände an der Pforte. Hier werden die Angaben zum Fahrer und potenzieller Beifahrer, Fahrzeugdaten sowie das Gewicht des Lkws oftmals händisch in das papierbasierte Pfortenbuch eingetragen. Außerdem muss der Pförtner die mitgeführten Frachtpapiere des Spediteurs manuell überprüfen. Häufig kommt es hier zu Unstimmigkeiten, was einen herben Zeitverlust nach sich zieht. Außerdem wird meist erst nach der Anmeldung die Kommissionierung der abzuholenden Ware im Versandbüro angestoßen, wodurch der Spediteur an der Rampe zunächst auf die Lieferung und Beladung warten muss. Zusammenfassend funktioniert hier der gesamte Ablauf auf Zuruf und ist somit äußerst zeit- und kostenineffizient.

Um diesen Anmeldevorgang effizienter zu gestalten, avisiert sich der Fahrer noch vor Fahrtbeginn per Cloud. Dies geschieht entweder zentral über den Dienstleister, kann aber auch vom Spediteur selbst mobil über das Handy online oder auch offline vorgenommen werden (s. Abb. 2). Hier werden Daten zum Fahrer, die anzumeldende oder abzuholende Lieferung sowie ein Zeitfenster abgefragt und in SAP hinterlegt. Die Berechtigungen des Meldenden werden zentral über den SAP-Standard des Unternehmens gesteuert. Alternativ kann eine Selbstregistrierung am Terminal erfolgen. Dadurch werden Klärungsprozesse und das händisch geführte Pfortenbuch ersetzt. Der Fahrer fährt an die Schranke und identifiziert sich mit einem Handy-Barcode oder Laufzettel-Barcode. Zusammen mit der Einfahrt auf das Werksgelände findet außerdem die Verwiegung und Kennzeichenerkennung statt. Nach erfolgreicher Kontrolle können Ampel und Schranke die Einfahrt automatisiert erlauben.

Effiziente Abläufe durch Vorab-Avisierung in der Cloud

Durch diese Vorab-Avisierung und eine entsprechende Zeitfensterplanung ergibt sich eine sauber geplante Zulaufsteuerung der Lkws zunächst an den Pforten, aber auch an den Rampen und Parkplätzen. Außerdem kann das Unternehmen die Vor-Kommissionierung zeitlich exakt planen und die Lieferung „just in time“ für den Spediteur bereitstellen, damit keine unnötigen Wartezeiten entstehen. Außerdem ist es möglich, auf Verzögerungen des Spediteurs in Echtzeit zu reagieren, da dieser Verspätungen über die App übermitteln kann. Die ursprüngliche Zeitfensterplanung wird dann vom Logistikverantwortlichen intuitiv per drag&drop angepasst (s. Abb. 1), wobei der Fahrer beispielsweise per SMS über solche Anpassungen informiert wird. Der geplante Stellplatz bzw. die eingesetzte Rampe könnte in diesem Fall also anderweitig, z.B. für einen früheren Abholer, genutzt werden.

Die angesprochenen Aufenthalts- und Wartezeiten des Spediteurs ziehen ein weiteres großes Problem nach sich. In der Regel sind die Pufferzonen und Parkmöglichkeiten nicht in ausreichender Menge vorhanden, da größere Parkplätze sehr kostenintensiv sind. Aus diesem Grund ist die vorherige Anmeldung des Spediteurs und die damit verbundene zeitliche Planung mit großen Vorteilen verbunden, da sich auf dem Werksgelände kein Stau bildet oder beispielsweise auch die Ruhezeiten des Fahrers nicht mit der innerbetrieblichen Logistik korrelieren.

Anfahrt zur Laderampe oft unkoordiniert

Nachdem der Lkw an der Pforte gewogen wurde und diese passiert hat, muss der Fahrer die richtige Laderampe ausfindig machen. Dies geschieht in vielen Fällen unstrukturiert, da der Spediteur in der Regel nicht genau weiß, wohin er fahren muss und die Information nur durch den Pförtner mitgeteilt bekommen hat. Dies birgt nicht nur unnötigen Zeitverlust, sondern auch eine Sicherheitsgefahr durch erhöhtes Verkehrsaufkommen auf dem Werksgelände.

Wird die Hof-Logistik SAP-basiert über das Flexus Yard Management gesteuert, erfolgt die fristgerechte Freigabe der Laderampen über Cockpits, SAP-Transaktionen oder Apps mit der exakten Angabe der anzufahrenden Position. Der Fahrer erhält die Nachrichten auf Pager, Handy oder durch die Anzeige auf Infotafeln auf dem Werksgelände. Dadurch kommen die Lkws schneller zur passenden Rampe, wo sie Ent- und Beladen werden.

Oftmals hat der Spediteur Laufzettel bei sich, die dem Lademeister an der Rampe übergeben und signiert werden. Die Ent- sowie Beladung wird händisch und papierbasiert dokumentiert. Wird die Beladung vom ansässigen Unternehmen durchgeführt, kann in diesem Fall keine Dokumentation über die Ladungssicherung durch den Spediteur erfolgen. Anders sieht das bei Nutzung des Yard Managements aus, denn hier wird die Unterschrift vorzugsweise auf einem mobilen Gerät über SAP GUI-Transaktionen im Flexus Mobile Browser geleistet. Weiterhin können hiermit Fotos der Beladung und Ladungssicherung gemacht und dies so direkt in SAP dokumentiert werden. Ein Druck der Ladepapiere mit Unterschriften ist hier ebenfalls möglich.

Nach der Be- oder Entladung fährt der Spediteur zurück zur Pforte, wo der Lkw nochmals gewogen wird und der Pförtner die Daten in vielen Fällen erneut händisch ins papierbasierte Pfortenbuch einträgt. Mithilfe des Yard Managements identifiziert sich der Fahrer hingegen wiederholt mit seinem Barcode auf dem mobilen Gerät am Terminal und führt hier auch die Ausgangswiegung durch. Danach kann die Ausfahrt freigegeben werden.

Durch zusätzliche Auswertungstools und Echtzeit-Analysen kann der gesamte Prozess transparent abgebildet und bei Störungen schnell eingegriffen werden. Der Prozess wird so nachhaltig optimiert.

Flexus Yard Management – Werkslogistik 2.0

Zusammenfassend können die unterschiedlichen Bereiche der Hoflogistik mit dem Flexus Yard Management abgebildet und gesteuert werden (s. Abb. 3). Dadurch werden Störungen schnell erkannt und behoben, was Kosten minimiert und die Qualität und die Produktivität der kompletten Hof-Logistik erhöht. Die Lösungen sind nicht beschränkt auf die reine Lagerverwaltung, sondern können über das Customizing alle Unternehmen bedienen, die Ein- und Ausfahrtsvorgänge haben. Auf Basis vorgefertigter SAP-basierter Profile werden so entsprechende Kundenanforderungen und -wünsche umgesetzt.

Als eigenständige Lösung im SAP-Umfeld ist der Kunde zudem nicht auf Prozesse und Funktionen in SAP WM oder SAP EWM eingeschränkt. Es können Prozesse aus MM, PP und EAM integriert, aber auch Prozesse für Wertstoffhöfe, KEP-Dienstleister und Handwerksbetriebe abgebildet werden, die nicht mit klassischen SAP-Modulen realisierbar sind. Hier ist die Lösung sowohl als standardisierte Zwei-System-Landschaft als auch cloudbasierte Lösung einsetzbar. Letztere kann außerdem durch eine weitere Cloud per IDP unterstützt werden, um ein zusätzliches User-Management zu integrieren. Die Flexus Yard-Lösung verbessert die SAP-YARD-2.0-Lösung zudem als Ergänzung und Optimierung signifikant.

Weiterhin können die Systeme über Templates ausgerollt werden, wodurch an einzelnen Standorten praktisch ad hoc die neuen Softwareprogramme implementiert und genutzt werden können. In Kombination mit dem Flexus Translation Tool kann der gesamte Prozess schnell in diverse Sprachen transformiert werden, was auch internationale Roll-Outs ermöglicht. Durch die einfache Beziehung der benötigten Apps, bevorzugt über den Google Play Store oder den Apple Store, werden nicht nur werksinterne Mitarbeiter, sondern auch externe Spediteure mit den nötigen Anwendungen versorgt, um eine effiziente Durchlaufzeit der Lkws zu erreichen.

Flexus Mobile Browser – intuitiv und funktional

Über den mitgelieferten Flexus Mobile Browser, der online und offline nutzbar ist, sind An- und Abmeldung per Barcode an Pforte und Rampe sowie Unterschriften und Fotos möglich. Der Flexus Mobile Browser kann außerdem um kundenspezifische Wünsche wie z.B. das eigene Branding erweitert werden. Bei Einführung der Apps sind Debugging und Tracing außerdem mit inbegriffen, um potenziell auftretende Fehler schon in der Startphase zu erkennen und zu beseitigen. Da zu vielen Systemen wie Tablets, Pager, Terminals oder Apps schon ausgereifte Schnittstellen verfügbar sind, können individuelle Kundenwünsche schnell umgesetzt und eingeführt werden. Letztlich ist auch die Anpassung der Frontends, z.B. mit SAP-Fiori für Apps oder JMC für Terminals, nach Kundenwünschen möglich.

Mit dem Flexus Yard Management können zusammenfassend also sämtliche logistischen Abläufe sowohl vor als auch auf dem Werksgelände effizient und ganzheitlich gesteuert werden. Mittels der Integration der SAP-Lösungen wird somit viel Zeit bei der Kommissionierung, der An- sowie Ablieferung und der Koordination auf dem Werksgelände eingespart, wodurch Kosten minimiert werden.