EU-weiter Standard für den Schutz von Hinweisgebern: wie dieser aussieht und wie Sie mit ihm Schritt halten können

Rechtsverstöße können Ihre Organisation finanziell beeinträchtigen und erheblichen Schaden anrichten. Einige Statistiken werden Ihnen das Ausmaß der negativen Auswirkungen aufzeigen. Die EU-Kommission hat den Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens geschätzt und ist zu dem Schluss gekommen, dass große Missbräuche öffentlicher Gelder, die zu Verlusten in Höhe von 5,8 oder 9,6 Milliarden Euro pro Jahr führen, auf den mangelnden Schutz von Hinweisgebern zurückzuführen sind.

Dennoch haben nur eine Handvoll EU-Mitgliedsstaaten umfassende Programme zum Schutz von Hinweisgebern eingerichtet.

Die neue EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern verpflichtet Organisationen, sichere Meldewege bereitzustellen. Dieser Schritt zielt darauf ab, jeden Hinweis sicher und anonym zu machen sowie das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken, Fehlverhalten zu melden.

Es gibt einen Weg, wie Sie eine gesunde Atmosphäre aufrechterhalten und Verstöße im arbeitsbezogenen Kontext überwachen können. Wenn Sie einen zuverlässigen Schutzmechanismus für Hinweisgeber einsetzen, ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, Probleme zu melden, ohne sich Gedanken über die Offenlegung ihrer Identität machen zu müssen. Erstklassige Software auf diesem Gebiet kann Ihr bester Helfer werden.

Wir haben die Kernaspekte der neuen Verordnung und Tipps zusammengetragen, um Ihnen bei der Anschaffung einer sicheren Lösung zu helfen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über einen einfachen Weg für Ihre Organisation, die Vorschriften einzuhalten und die Arbeitsumgebung zu verbessern.

Die EU-Whistleblowing Richtlinie auf den Punkt gebracht

Die Idee einer neuen Regelung ergibt sich aus der akuten Notwendigkeit, das Wohlergehen der Wertegemeinschaft zu erhalten. Whistleblowing-Praktiken tragen dazu bei, die verheerenden Auswirkungen von Verstößen auf die EU-Politik zu verringern.

Bereits 2016 erlaubte der fehlende Schutz vor Whistleblowing dem Autohersteller Volkswagen, mit Diesel-Emissionen zu betrügen. Das Unternehmen plante, Konkurrenten auszustechen und einen revolutionären Ansatz zur Emissionsreduzierung zu verfolgen. Aber als sich ihre Absichten als unmöglich erwiesen, gaben sie nicht auf und installierten Software, die Testergebnisse fälschte. Rechtzeitiges Whistleblowing hätte den Ausbruch des Skandals verhindern können, aber es entwickelte sich zu einem Kostenaufwand von 14,7 Milliarden Dollar, um den Ruf wiederherzustellen.

Whistleblowing spielte auch eine entscheidende Rolle im Fall des Sammelns und Ausnutzens persönlicher Daten von Facebook-Nutzern, um das Publikumsverhalten zu beeinflussen. Es war schwer, den Missbrauch der Technologie zu verbergen, als Cambridge Analytica 87 Millionen persönliche Daten von Benutzern missbrauchte. Infolgedessen sah sich die Netzwerkplattform mit Misstrauen konfrontiert und musste den Ansatz zur Datensicherheit überprüfen. Und die Strafe war eine Geldstrafe von 5 Milliarden Dollar, die Facebook half, den Skandal beizulegen.

Zahlreiche ähnliche Fälle veranlassten die EU-Gesetzgeber, neue Sicherheits- und Anonymitätsstandards zu entwickeln. Sie waren sich einig, dass jede Organisation, vom Mittelstand bis hin zu Unternehmen, Whistleblowing-Lösungen implementieren oder bestehende überarbeiten muss, um die Einhaltung dieser Standards zu gewährleisten. Der 17. Dezember 2021 ist die Frist, um sich vorzubereiten und die Mindestanforderungen zu erfüllen – beeilen Sie sich! Konzentrieren wir uns auf die folgenden Schlüsselaspekte und prüfen wir den Stand der Vorbereitungen Ihrer Organisation.

1. Umfang der Organisation. Wenn Sie mehr als 50 Mitarbeiter haben oder der Umsatz Ihrer Organisation mehr als 10 Millionen Euro beträgt, müssen Sie für einen verschlüsselten Meldekanal sorgen. Auch Organisationen mit 50-250 Mitarbeitern können gemeinsame Berichtskanäle nutzen.
2. Kanal für die Berichterstattung. Es kann für Sie von Vorteil sein, eine Lösung eines Drittanbieters einzusetzen, die garantiert dem Standard entspricht. Sie müssen eine sichere 24/7-Hotline für mündliche und schriftliche Meldung von Missständen einrichten. Das System sollte die Identität Ihrer Hinweisgeber vertraulich behandeln.
3. Datenschutz & Speicherung. Die Lösung, die Sie erwerben, sollte Datenaustausch- und Speichermöglichkeiten bieten, die der DSGVO entsprechen. Die Daten können auf Anfrage als Beweismittel dienen.
4. Bearbeitung der Meldungen. Sie müssen eine Person bestimmen, die sich um alle eingehende Hinweise kümmert. Es kann jemand aus Ihrer Personalabteilung, Ihrer Finanzabteilung, ein Vorstandsmitglied oder ein ausgelagerter Spezialist sein, der außerhalb Ihrer Organisation arbeitet.
5. Bearbeitungszeit. Ihre Hinweisgeber sollten innerhalb einer Woche über einen eingegangenen Bericht benachrichtigt werden. Innerhalb der nächsten drei Monate sollten sie sich mit den Maßnahmen vertraut machen, die zur Lösung des Problems ergriffen wurden.
6. Transparenz. Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation Informationen über das Funktionieren des Meldekanals und die Bearbeitung von Hinweisen bereitstellen kann.

Wenn Ihre Organisation die Frist versäumt, die Berichterstattungsstandards nicht einhält oder weiterhin Repressalien gegen Informanten duldet, können Geldbußen folgen. Und so etwas wünschen Sie natürlich nicht. Daher benötigen Sie möglicherweise professionelle Beratung zu Whistleblowing-Lösungen oder Standardsoftware, um sich vorzubereiten.

Wie Ihre Hinweisgeber berichten und dennoch geschützt werden können

Wir raten Ihnen, jetzt zu handeln. Organisationen in der gesamten EU richten die Software proaktiv ein, um Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen und den Ruf- oder finanziellen Schaden zu mildern.

Ihr erster Schritt ist die Entscheidung für einen vertrauenswürdigen Anbieter von Whistleblowing-Software. Probieren Sie iwhistle® aus, das zu Ihrer idealen, hochsicheren Melde-Lösung werden kann.

Handeln Sie darüber hinaus entsprechend den Besonderheiten der Nische, in der Sie Ihr Geschäft betreiben, und fragen Sie den Anbieter nach Software-Optionen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Stellen Sie sicher, dass die Software über die erforderlichen Sicherheitszertifikate verfügt, damit Sie den Schutz der persönlichen Daten und der Identität der Hinweisgeber gewährleisten können.

Prüfen Sie, ob der gewählte Anbieter Sie bei der Software-Implementierung und -anpassung gemäß Ihren internen und externen Berichterstattungsanforderungen unterstützen kann. Seien Sie sicher, iwhistle® kann Ihnen in jeder Hinsicht helfen.

Wenn Sie sich für die Implementierung einer professionellen Whistleblowing-Software entscheiden, bleiben Sie auf der sicheren Seite. Mit einer Software, die vollständig dem neuen EU-Standard entspricht, können Sie Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften, unkontrollierte Verstöße, die Offenlegung Ihrer Hinweisgeber oder Vergeltungsmaßnahmen innerhalb Ihrer Organisation vergessen. iwhistle® kümmert sich um Whistleblowing-Fälle, damit Sie Verstöße aufdecken und Ihr Unternehmen vor Skandalen schützen können.