Kostenstellenrechnung in einer Bundeskörperschaft: die Wirtschaftsprüferkammer in Berlin nutzt Zeus® nicht nur zur Zeiterfassung

„Zu einem modernen und gut organisierten Arbeitgeber gehört ein modernes Zeiterfassungssystem“, so Eva Wollburg, die dort die Abteilung Personal und Recht leitet. „Die enge Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist uns ein besonderes Anliegen und gewinnt mit zunehmendem Fachkräftemangel an Bedeutung. Wir nutzen regelmäßig verschiedene Teilzeitmodelle sowie die Rückkehr von Teil- zu Vollzeit“, führt sie weiter aus. Für die rund 125 Kolleginnen und Kollegen in der Berliner Hauptgeschäftsstelle und den sechs Landesgeschäftsstellen in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, München und Stuttgart gibt es deshalb die unterschiedlichsten Zeitmodelle – Gleitzeit inklusive.

Spart viel Arbeit und vor allem Zeit

Da kommen Flexibilität und leichte Bedienbarkeit von ZEUS® gerade recht. Die Kammermitarbeiterinnen und –mitarbeiter buchen mit ihren Ausweisen berührungslos am jeweiligen Terminal in der Haupt- oder Landesgeschäftsstelle.

Die Daten gehen zur Personalabteilung und weiter an die Lohnbuchhaltung. „Ich bin wirklich nicht besonders technikaffin“, so Personalreferentin Henriette Vogel. „Aber wenn man die Grundsystematik von ZEUS® verstanden hat, ist der Rest kinderleicht.“ Das spart der Kammer in ihrer Struktur mit Abteilungen, Referaten und Landesgeschäftsstellen viel Arbeit und vor allem Zeit, die sich nun besser nutzen lässt.

Zu tun gibt es genug. Immerhin ist die vom Bund 1961 errichtete und mit hoheitlichen Aufgaben betraute Berufsorganisation nicht nur Interessenvertreter ihrer rund 21.000 Mitglieder, sondern auch Berufsaufsicht, Qualitätskontrolle und Examensprüfungsstelle. Sie untersteht der Rechtsaufsicht des Bundeswirtschaftsministeriums, das die auf Berufsaufsicht und Qualitätskontrolle bezogenen Bereiche des Kammerwirtschaftsplans sowie die Gebührenordnung genehmigt – und dies auf Basis genauer Daten über die geleistete Arbeit. Womit wir auch wieder bei ZEUS® wären.

Auch die Kammermitarbeiterinnen und -mitarbeiter schätzen das Programm, denn es bietet ihnen die exakte Berechnung der Arbeitszeit, Komfort und Transparenz. Henriette Vogel: „Besonders praktisch ist, dass ZEUS® unsere bereits bestehenden Listen übernehmen konnte, etwa die für die Resturlaubsansprüche. Das System stellt die Listen so individuell für jeden einzelnen Leiter aufbereitet zur Verfügung, dass keine händische Nachbereitung – wie früher – mehr notwendig ist.“

Andererseits sind „geplante Abwesenheiten“, sprich Urlaub, für die Abteilungskolleginnen und -kollegen ersichtlich, sodass sie sich miteinander abstimmen können. Gleichzeitig generiert das System daraus eine Anwesenheitsübersicht für zwei verschiedene Zwecke: Die Empfangsmitarbeiter können daraus ableiten, wann sie bei ihnen ankommende Anrufe gleich an den Vertreter weiterleiten müssen. Zum anderen lässt sich im Evakuierungsfall leicht feststellen, ob das Gebäude vollständig geräumt wurde.

Hinzu kommt der komfortable WebWorkflow: Ob Urlaubsantrag, Dienstgang oder Buchungskorrektur – alles geht seinen geregelten elektronischen Genehmigungsoder Informationsgang hin zum Vertreter, Vorgesetzten und anschließend zur Personalabteilung.

Ungewöhnlich: Betriebsdatenerfassung

Für eine Bundeskörperschaft ungewöhnlich ist die Nutzung des ZEUS® Moduls Betriebsdatenerfassung (BDE). Den Grund erklärt Personalreferent Dr. Jan Precht: „Es handelt sich um eine Kostenstellenrechnung, deren Ergebnisse wir für das Bundeswirtschaftsministerium gesondert dokumentieren müssen.“ Als Beispiel nennt er die Durchführung des Wirtschaftsprüfer-Examens. Hier sind auch die dafür aufgewendeten Personalkosten zu ermitteln, was über die Buchungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kammer in der BDE erfolgt. Des Weiteren hat ISGUS dazu eine individuelle Schnittstelle programmiert, die Zeit- und Gehaltsdaten verknüpft und an die Kostenstellenrechnung abgibt.

Dass ZEUS® desto mehr zu Hochform aufläuft, je komplexer die Anforderungen sind, zeigt sich auch darin, dass das System obendrein unter Berücksichtigung festgelegten Kriterien die Anzahl der so genannten „Essenstickets“ monatlich berechnet. Auf Basis einer für Außenstehende recht kompliziert wirkenden Kalkulation steht am Ende des Monats für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter individuell fest, in welcher Höhe ihm/ ihr der Zuschuss zusteht.

Vorbildlicher Service

Dass die ZEUS® Zeiterfassung die Ausschreibung der Wirtschaftsprüferkammer auch jenseits von Bedienerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit gewonnen hat, wundert Eva Wollburg übrigens nicht: „ISGUS hat viel Erfahrung im Behördenumfeld. Und auch der Service gilt als vorbildlich – zu Recht, wie unsere Erfahrung zeigt.“

Und wenn wir schon bei Komplimenten sind, können Christian Danziger, ISGUS Vertriebsbeauftragter aus Bayern, und Stephan Lehmann, ISGUS Vertriebsbeauftragter für Berlin-Brandenburg, mithalten: „Die Personalabteilung der Kammer hat ihr Pflichtenheft für die Zeiterfassung so unmissverständlich und klar funktionsorientiert verfasst, wie man es nur selten erlebt. Das hat es uns sehr viel leichter gemacht.