Stadtwerke Neumünster setzen auf bpi solutions bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsverarbeitung mit Integration der NTS.suite

Die Stadtwerke Neumünster (SWN) sind ein regionales Energieversorgungs- und Dienstleistungsunternehmen in Neumünster. Sie gehen auf die 1899 gegründete Baltische AG Licht-, Kraft- und Wasserwerke Neumünster zurück

Seit der Gründung des Unternehmens haben sich die SWN zu einem innovativen und nachhaltig ausgerichteten Unternehmen entwickelt, dessen Leistungen und Produkte weit über die Energieversorgung hinausreichen. Dabei versorgen die SWN die Region in und um Neumünster nicht nur zuverlässig mit Strom, Gas, Trinkwasser und Fernwärme, sie verlegen auch lichtschnelle Glasfaserkabel für die Telekommunikation und betreiben ein hochmodernes Wertstoffzentrum. Mit dem Bad am Stadtwald und einem gut vernetzten Busverkehr bringen die SWN die Menschen in Bewegung und investieren mit ihren zukunftsweisenden Projekten rund um die Energiewende und die Glasfasertechnologie für nachfolgende Generationen in die Zukunft der Region Für die Sicherstellung von wirtschaftlichem Wachstum und Unternehmenserfolg arbeiten die SWN kontinuierlich an der Verbesserung und Automatisierung interner Prozesse. Entsprechend sind leistungsfähige IT-Systeme mit Fokus auf moderne Workflows und hohen Automatisierungsgrad eine essenzielle Voraussetzung für den zukünftigen Unternehmenserfolg.  bpi solutions hat mit SWN im Zuge der Implementierung des digitalen Rechnungseinganges die notwendigen Steuerungsinstrumente zunächst anhand eines detaillierten Anforderungsprofils analysiert, definiert und schließlich auch im Rahmen eines Umsetzungsprojektes implementiert, mit dem Ergebnis die komplexen Aufgaben des Rechnungseingangs- und -verbuchungsprozesses passgenau abbilden zu können.

Der Erfolg liegt im Gesamtprozess. Die von bpi solutions konzipierte Anwendung aus dem Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten aus eigenen Entwicklungen, des Hersteller Insiders Technologies und Inspire Technologies sowie einer integrierten Schnittstelle in das ERP-System der Firma Wilken Software Group führte zu einer durchgängigen Bearbeitung, schnelleren Abwicklung und höheren Transparenz über den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess.

Die schnelle, sichere Bearbeitung der digitalisierten Rechnungen setzt gute Analysewerkzeuge und wirkungsvolle Prüfroutinen, sowie digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe voraus, die für eine hohe Revisionssicherheit stehen.

Alle für die Geschäftsprozesse notwendigen Informationen aus eingehenden und vordefinierten Rechnungstypen werden automatisiert erfasst. Sind während des Genehmigungsprozesses Ergänzungen von Konten, Kostenstellen und buchungsrelevanten Informationen notwendig, werden diese einfach vom Sachbearbeiter hinzugefügt. Um die Lösung an die bei SWN eingesetzte führende Branchenlösung NTS.suite anzubinden, hat bpi gemeinsam mit Wilken Software Group eine hochintegrierte Schnittstelle geschaffen. Alle notwendigen Daten können so bidirektional ausgetauscht werden. Weitere gesetzliche Anforderungen, wie die revisionssichere Archivierung, werden mit der bestehenden Archivlösung dataglobal CS erfüllt.

Da die SWN sowohl im Glasfaserbereich- als auch im Hausanschlusswesen jährlich wiederkehrend in großer Anzahl Tiefbaumaßnahmen beauftragt und dafür zwischen 3000 und 4000 Eingangsrechnungen erhält, deren Bearbeitung durch den Abgleich von Aufmaßen sehr ineffizient abläuft, wurde für die SWN zur Vereinfachung des Abrechnungsprozesses ein neues Modul entwickelt. Dieses Modul kurz AVA (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) genannt, stellt die schnelle Verfügbarkeit aller benötigten Rechnungsinformationen bei den Projektpartnern (z. B. Tiefbauunternehmen oder beauftragte Ingenieurbüros) sicher. bpi solutions ermöglicht mit dem neuen AVA-Modul, das sich eng an den Bedürfnissen der Anwender orientiert, ein noch leichteres und intuitiveres Arbeiten sowie einen deutlich beschleunigten Workflow. Der Projektpartnerschickt das Ist-Aufmaß, nachdem die bestellte Leistung erbracht wurde. Das Ist-Aufmaß wird im AVA-Modul geprüft. Nach Freigabe des Ist-Aufmaßes wird über eine Schnittstelle zur Navision aus den gelieferten Daten des Ist-Aufmaßes eine ungebuchte Eingangsrechnung erzeugt. Diese Aufmaß-Rechnung hat ein Merkmal, welches den Bezug zum AVA-Vorgang kennzeichnet. Bei der Verarbeitung wird vor dem Erstellen einer neuen Eingangsrechnung das Feld AVA-Vorgang ausgewertet. Ist es leer, so erfolgt die Verarbeitung. Steht das Feld AVA-Vorgang auf JA, so wird keine neue Rechnung erstellt, sondern es wird die bereits existierende Aufmaß-Rechnung zur weiteren Bearbeitung herangezogen. Diese Aufmaß-Rechnung wird mit einem Update versehen.

bpi solutions erreicht das Ziel durch die Vereinfachung, Optimierung und Automatisierung der Prozesse. Damit gelingt den SWN eine deutliche Verkürzung der internen Bearbeitungszeit und damit einhergehende schnellere Bezahlung der Rechnungen und vermehrter Ausnutzung von Skonto bei gleichzeitig höherer Transparenz ihrer Abläufe.