Mehr Zeit im neuen Jahr: Schluß mit dem Dokumenten-Chaos

Mehr als ein Viertel (27 Prozent) der Arbeitszeit¹ wenden Mitarbeiter für das Erstellen, Bearbeiten und Suchen von Dateien und Dokumenten auf. Dabei werden rund 10 Prozent nur für das Suchen nach den richtigen Dokumenten verschwendet². Eine Studie der Fachhochschule Berlin³ kam zu dem Ergebnis, dass das Wiederfinden eines Dokumentes durchschnittlich 1,91 Euro kostet. Kurzum: Schlecht organisierte Büros kosten wertvolle Arbeitszeit und bares Geld. Dabei suchen wir längst nicht mehr in Schubladen oder Schränken. Die größte Unordnung herrscht in vielen Firmen auf den Laufwerken.

Vieles, was gespeichert ist, ist veraltet oder unvollständig. Eine Software für Dokumentenmanagement, wie orgavision, lässt Daten-Chaos nicht mehr zu und hilft beim Aufräumen. Statt vieler Versionen einer Excel-Liste oder eines Word-Dokuments erstellt das Programm immer eine aktuelle Version und archiviert die vorangegangen. So sind diese jederzeit wieder aufrufbar und man kann die Änderungen auch genau nachverfolgen. Werden Dateien angelegt oder geändert durchlaufen sie einen Freigabeprozess – ganz effizient innerhalb eines Systems. Statt langwieriger Abstimmungsschleifen via E-Mail erhalten Autoren Lesebestätigungen – damit ist auch die Flut an elektronischer Post eingedämmt.

Zusätzlich kann jedes in orgavision integrierte Dokument mit einem Datum hinterlegt werden, zu dem die Software eine Prüfungs-Erinnerung sendet. Diese Funktion eignet sich etwa für Formulare, die das Einhalten von Arbeitsschutz-Gesetzen nachweisen, ablaufende IT-Zertifikate oder Bestimmungen, die gesetzlichen Änderungen unterliegen und daher regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen sind. Über eine Historie ist zudem lückenlos nachvollziehbar, wer wann etwas geändert hat. Dies ist wichtig für eine rechtssichere Dokumentation.

Beseitigt man also das Dokumenten-Chaos auf den Servern und in den Büros durch digitale Lösungen wie orgavision, werden die Abläufe nicht nur effizienter, sondern man spart jeden Tag 45 Minuten Arbeitszeit – und die Mitarbeiter sind auch zufriedener. Weniger Frust kommt auf. Und das ist doch ein sehr lohnenswerter Vorsatz für das neue Jahr.

Quellen:

1) IDC Forschungsinstitut, 2016 (http://www.idc-central.de/files/infografik_mobile_content_management2016/)

2) Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung http://publica.fraunhofer.de/dokumente/N-44915.html

3) Studie der Fachhochschule Berlin, zitiert in "Der Info Cube" von Guido Schmitz, Seite 86