Betriebsprüfung: Achtung, der Prüfer kommt!

Ereignisse, die Anlass für eine Betriebsprüfung bieten, gibt es reichlich. Die Prüfer kommen gern bei einer Praxisaufgabe oder einem -verkauf, bei einem Gesellschafterwechsel oder bei besonders knappen Privatentnahmen im Verhältnis zum Lebensunterhalt (siehe Kasten).

Die Außenprüfung ist keine Überfallaktion

Der Beamte kündigt sich in einer angemessenen Zeit – rund zwei bis vier Wochen – vor der Prüfung an und teilt dabei Prüfungsort und -beginn mit. Normalerweise ist der Arzt verpflichtet, einen geeigneten Prüfungsraum in der Praxis zur Verfügung zu stellen. „Da aber nicht jeder Arzt über den Luxus von Prüferzimmern verfügt, ist auch eine Verlegung in die Kanzleiräume des Steuerberaters möglich und in jedem Fall ratsam“, sagt Ines Mummert, Steuerberaterin bei Ecovis in Erfurt.

Grundsätzlich ist die Betriebsprüfung bei freiberuflich tätigen Ärzten uneingeschränkt zulässig. Der Finanzbeamte möchte natürlich möglichst detaillierte Informationen erhalten und fordert, dass Ärzte kooperieren. Das dürfen diese aber nicht in allen Fällen. „Geht es um Patientendaten, dann ist der Arzt zum Schweigen verpflichtet“, erklärt Mummert, „damit ist das Dilemma perfekt.“ Was also tun? Zum Schutz des Arzt-Patienten-Geheimnisses sind alle Angaben, die an den Finanzbeamten herausgegeben werden und eine Identifizierung des Patienten zulassen, zu anonymisieren.

Damit keine Rückschlüsse auf einzelne Patienten möglich sind, sollten Ärzte aus diesem Grund

• sensible Daten schwärzen,
• Patientenreferenznummern anstelle von Patientennamen verwenden,
• Abrechnungsdaten von der Patientenkartei getrennt speichern und
• statt mit eindeutigen Diagnosen vorzugsweise mit GOÄ-Ziffern arbeiten.

Zeitpunkt der Versteuerung

Im Fokus steht auch die Prüfung des Zuflusszeitpunkts von Honorarzahlungen, weil das der Zeitpunkt ist, ab dem die Einnahmen zu versteuern sind. Bei Einnahmen- Überschuss-Rechnern (EÜR) gelten die Honorare bei Überweisung durch die Kassenärztliche Vereinigung (KV) zu dem Zeitpunkt als zugeflossen, zu dem das Geld auf dem Bankkonto des Arztes gutgeschrieben ist. Bei Zahlungen durch Privatärztliche Verrechnungsstellen (PVS) gelten Honorare mit Zahlungseingang bei der Kasse als dem Arzt zugeflossen. „Das bedeutet, dass es auf die Gutschrift auf dem Verrechnungskonto der PVS und nicht auf den Zeitpunkt der Weiterleitung auf das Konto des Arztes ankommt“, erklärt Claudia Lobmeier, Steuerberaterin bei Ecovis in Vilshofen. Die korrekte Versteuerung prüft der Beamte anhand von Rechnungsdurchschriften, Rechnungsbuch und den Quartalsabrechnungen der PVS.

Bei angestellten Ärzten aufpassen

Ein oft diskutiertes Problem ist die Anstellung anderer Ärzte, denn für einen Freiberufler gilt die „Stempeltheorie“. Das bedeutet, dass der Praxisinhaber trotz Anstellung fachgleicher oder fachfremder Ärzte seine Arbeit „stempelt“. Dabei muss er patientenbezogen Einfluss ausüben und beispielsweise Voruntersuchungen selbst durchführen, Behandlungsmethoden vorgeben oder problematische Fälle selbst behandeln. Lässt der Arzt die Arbeit nur durch andere Ärzte verrichten, droht ihm die Umqualifizierung der freiberuflichen in gewerbliche Einkünfte. Eine gewerbliche Infizierung kann auch durch andere Tätigkeiten ausgelöst werden, beispielsweise wenn der Arzt Nahrungsergänzungsmittel verkauft oder Personal und Räumen Dritten überlässt. Aber auch Gutachter- und Vortragstätigkeiten oder der Verkauf von Praxisgeräten können eine gewerbliche Infektion auslösen, wenn sie über ein geringfügiges Ausmaß hinausgehen. So dürfen Nettoumsatzerlöse aus der gewerblichen Tätigkeit drei Prozent der Gesamtnettoumsatzerlöse und den Betrag von 24.500 Euro im Veranlagungszeitraum nicht übersteigen. „Wir empfehlen in diesen Fällen, eine separate Gesellschaft mit eigenen Konten und Lagerräumen, eigener Buchführung und Firmierung zu gründen und die gewerblichen Einkünfte dahin auszulagern“, erklärt Lobmeier.

Steuern bei Unternehmensnachfolge

Ein sensibles Thema kann auch der Verkauf oder die Aufgabe der Praxis sein. Beide Fälle sind steuerlich begünstigte Vorgänge. Um Freibeträge und ermäßigte Steuersätze zu erhalten, muss der Seniorarzt seine Tätigkeit einstellen oder er darf nur in geringem Umfang weiterhin tätig sein. Arbeitet er weiter mit, muss sein Umsatz kleiner als zehn Prozent der gesamten Einnahmen aus den letzten drei Jahren vor Praxisveräußerung oder -aufgabe sein. Und der Arzt darf innerhalb von rund zwölf Monaten nach dem Praxisverkauf oder der Praxisaufgabe keine neuen Patienten behandeln.

Dasselbe gilt bei Praxisverkäufen, die nur dem Erwerb einer Zulassung dienen. Im Zweifel ist die Kaufpreisabschreibung passé und es wird Umsatzsteuer nachgefordert. „Im Kaufvertrag sollten daher möglichst alle übernommenen Bestandteile im Detail beschrieben werden“, rät Mummert.

Leistungen mit Umsatzsteuer

Ein weiterer Schwerpunkt kann auf der Überprüfung von Leistungen liegen, für die eine Umsatzsteuerbefreiung nicht in Betracht kommt. Dazu zählen etwa Vortrags- und Lehrtätigkeiten, die Lieferung von Hilfsmitteln, ästhetisch-plastische Leistungen, die Überlassung von medizinischen Großgeräten oder die meisten Individuellen Gesundheitsleistungen (IGel). „Steht eine Betriebsprüfung an, sollten Mandanten und Steuerberater im Team arbeiten. Denn für jede Betriebsprüfung gilt: Eine gute Vorbereitung und die Kommunikation mit dem Prüfer sind das A und O“, sagt Ecovis-Expertin Claudia Lobmeier.

Beliebte Prüffelder

Bei einer Betriebsprüfung schauen Finanzbeamte ausgewählte Ereignisse in den Arztpraxen besonders gern an.

• Praxisaufgabe oder Praxisverkauf
• Gesellschafterwechsel
• geringe Privatentnahmen im Verhältnis zum Lebensunterhalt
• mehrdeutige Verträge mit anderen Gesellschaftern
• Teilwertabschreibungen oder Auswertungen von Kontrollmitteilungen beispielsweise aufgrund von Edelmetallverkäufen an Scheideanstalten (etwa Altzahngold, Edelmetalle aus Röntgengeräten)
• auffällige Beratungshonorare
• Honorarrechnungen freier Mitarbeiter
• branchenunübliche Vermittlungsprovisionen
• ungewöhnlich gestaltete Rechnungsformulare
• Barzahlungsgeschäfte
• unbegründete Rabatte und Umsatzvergütungen
• Beschäftigungsverhältnisse mit Ehegatten, die einem Drittvergleich standhalten müssen, etwa hinsichtlich Gehalt, Arbeitsstunden oder Dienstwagen

Ines Mummert, Steuerberaterin bei Ecovis in Erfurt

Claudia Lobmeier Steuerberaterin bei Ecovis in Vilshofen