Intensive Projektlaufzeit zahlt sich aus! Erfolgreiche Systemumstellung bei Berlin Recycling

Recyclingmanagement in einer dynamisch wachsenden Stadt wie Berlin ist eine echte Mammutaufgabe. Jedes Jahr kommen weit über 10 Millionen Besucher in die Hauptstadt. Im vergangenen Jahr waren es 13,5 Millionen – Tendenz steigend. Hinzukommen fast 4 Millionen Einwohner. Damit Besucher und Bewohner die bunte Vielfalt der Stadt genießen können, kümmern sich allein bei Berlin Recycling (kurz: BR) über 300 Mitarbeiter(innen) darum, die Hauptstadt sauber zu halten.

Für die reibungslose und effektive Abwicklung ihrer Entsorgungsdienstleistungen wickelte BR seine Geschäftsprozesse lange Zeit über ein IT-System ab, das primär für die Muttergesellschaft, die Berliner Stadtreinigung (kurz: BSR), angeschafft wurde. Mit dem Wissen, dass die bestehende Systemlandschaft die strategische Ausrichtung des Unternehmens langfristig nicht mehr in einem ausreichenden Maße unterstützt, entschied sich BR das bisherige System durch enwis abzulösen. „Ziel der Einführung von enwis war es, eine Lösung zu schaffen, die sich maßgeblich an unseren Standardprozessen orientiert und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vergleich zu dem alten System keine Mehrarbeit bedeutet“, so Stefan Suck, Leitung IT & Organisation bei BR.

Um sowohl auf Kunden als auch auf Anbieterseite ein klares Bild über Anforderungen an den Systemwechsel und den damit einhergehenden Herausforderungen zu schaffen, wurde zunächst ein Change-Management Workshop durchgeführt. Dieser führte besonders den Beteiligten der BR deutlich vor Augen, dass die Einführung eines ERP System weit mehr als ein bloßes IT Projekt ist. Vielmehr handele es sich um ein Organisationsprojekt, das über alle Führungsebenen hinweg kontinuierlich bekräftigt und moderiert werden müsse.

„Basierend auf den Erkenntnissen des Workshops wurden bei BR umfangreiche Maßnahmen zur Vorbereitung auf den Systemwechsel ergriffen, die wir in diesen Umfang bei wenigen unserer Kunden erleben: angefangen von der vorbildlichen Einbindung der Geschäftsführung als Motivatoren und Impulsgeber während der gesamten Projektlaufzeit, über die sorgfältige Rekrutierung eines hochmotivierten Kernteams und der Wahl eines nicht weniger motivierten und zugleich sehr engagierten Projektleiters bis hin zur Freistellung des Projektleiters und des Kernteams vom Tagesgeschäft“, lobt Marcel Masuhr, Consultant Business Solutions bei der tegos Group, die Professionalität, mit der BR die Einführung von enwis managte.

Den vollen Umfang eines ERP Projektes zu Beginn abzuschätzen und eine Sensibilität für die Herausforderungen zu schaffen, ist jedoch enorm schwierig. Diese Erfahrung blieb auch dem Projektteam vom BR nicht verborgen. „Umso wichtiger ist es, dass der Kunde am Ende einen echten Mehrwert erkennt und die Erfolge der Umstellung für alle Mitarbeiter sichtbar sind“, erklärt Frank Fuchs, Projektleiter bei der tegos Group. Dem zustimmend resümiert Stefan Suck stellvertretend für das Projektteam von BR: „Bis zum erfolgreichen Echtstart von enwis Anfang des Jahres war es ein langer Weg, der dem gesamten Projektteam viel abverlangte. Dank der durchgängigen Begleitung des Projektes und hohen Flexibilität der tegos Group in Bezug auf umzusetzende Anforderungen auch bei kurzfristigen Änderungen, haben sich die Anstrengungen und Mühen am Ende jedoch bezahlt gemacht. Enwis ermöglicht uns die kontinuierliche Weiterentwicklung unseres Entsorgungsgeschäftes ausgerichtet auf den Kunden der BR. Wir sind uns sicher, dass wir mit enwis das richtige Produkt haben um uns den Herausforderungen der wachsenden Stadt Berlin zu stellen.“

Jetzt gilt es, das neue System konsequent auszubauen. Mit der Optimierung und Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse, um die Mitarbeiter von BR zu entlasten, sind die nächsten Schritte bereits in Planung.