Was ist ein Datenschutzmanagementsystem und was macht NiōBase so einzigartig?

Wer im Jahr 2019 beim Thema Datenschutz nicht sofort an die DSGVO denkt, hat das letzte Jahr wahrscheinlich unter einem Stein gelebt. Doch Datenschutz ist nicht gleich DSGVO, auch wenn sich mit 200 Millionen Euro Bußgeld natürlich sehr gut Angst schüren lässt. Bei der aktuellen Diskussion gerät leider schnell in den Hintergrund, was Unternehmen wirklich brauchen: ein ordentliches Datenschutzmanagentsystem. 
 
Was ist ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) überhaupt?
Das Wort klingt schon so kompliziert und trocken, dass man eigentlich gar keine Lust hat sich damit zu beschäftigen. Dabei ist die Erklärung recht banal, ein DSMS stellt Regeln und Verfahren auf, um Datenschutzanforderungen systematisch zu planen, organisieren, aufrechtzuerhalten und fortlaufend zu kontrollieren und zu verbessern. Die Betonung liegt in dem Fall auf systematisch, es gibt also einen Masterplan und eine festgelegte Vorgehensweise für alles, was den Datenschutz betrifft.
 
Warum braucht mein Unternehmen ein DSMS?
Datenschutz und damit verbundene Regulierungen werden immer komplexer, die Vorschriften und Gesetze nehmen stetig weiter zu. Unternehmen sind auch immer häufiger im internationalen Kontext tätig und müssen ausländische Regelungen mitbeachten. Allein in Europa sind das zusätzlich zur DSGVO noch 28 nationale Datenschutzgesetze, wie z. B. das BDSG (neu) in Deutschland oder das DSG in Österreich. Ohne ein systematisches Management ist das einfach nicht mehr zu stemmen. Und jetzt mal Bußgelder beiseite, möchten Sie Ihren Kunden in Zeiten von Social Media Shitstorms bei einem Datenschutzvorfall wirklich erklären, dass Ihr Unternehmen kein systematisches Datenschutzmanagement betreibt?

Ein DSMS kann aber nicht nur Risiken abmildern, sondern auch zu mehr Effizienz im Unternehmen führen. Die DSGVO fordert bspw. ein Verarbeitungsverzeichnis, also eine Auflistung aller Tätigkeiten, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, welche Systeme für die Verarbeitung verwendet werden, etc. Mit einem guten DSMS kann an dieser Stelle Prozessoptimierung betrieben und redundante oder veraltete Prozesse (z. B. ungenutzte kostenpflichtige Software) können angepasst werden.

Warum NiōBase das DSMS Ihrer Wahl sein sollte.
Ein DSMS muss nicht zwangsläufig mit einer spezialisierten Software aufgebaut werden, man könnte das ganze auch mit Word und Excel angehen. Allerding ist das ähnlich effizient, wie seine Werbevideos via VHS-Kassette zu verteilen. NiōBase ist speziell auf Ihre Datenschutzanforderungen als Unternehmen angepasst und nutzt die neuesten Technologien, um so effizient und zeitsparend wie möglich zu arbeiten. Kern der Software ist der Ansatz, dass Datenschutz Unternehmen nicht belasten, sondern Ihnen einen echten Mehrwert bieten sollte. Wichtige Features sind unter anderem:

• Geführte Erstellung datenschutzrelevanter Inhalte, wie Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA), etc.
• Zeitersparnis und Unterstützung durch Vorlagen für Verarbeitungstätigkeiten (z. B. Bewerbungsverfahren), Systeme (z. B.  Outlook), TOMs (z. B. Backup-Konzept ) uvm.
• Excel Export/Import Funktionen
• Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Dokumentation von Audits
• Management von Data-Breaches und Auskunftsersuchen
• Nachweisliche Manipulations- und Revisionssicherheit
• Individuelle Unternehmensanforderungen, wie Mandantenfähigkeit, Mehrsprachigkeit inkl. Übersetzungsfunktion, Single Sign-on, werden erfüllt
• E-Learning Modul zur Datenschutzsensibilisierung der Mitarbeiter
• Die Essentials Edition, die alle notwendigen Features zur DSGVO-konformen Abbildung des Datenschutzmanagements enthält, startet schon ab 9 Euro pro Monat pro Lizenz. Alle Editionen können 14 Tage lang kostenfrei getestet werden.

Noch individuellere Anforderungen kann unsere Compliance Plattform NiōSuite erfüllen. 
Zum Beispiel die Anbindung an die bestehende Unternehmens-IT (Konnektoren zu SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics, etc.), zur Automatisierung von Auskunftsbegehren oder Erweiterungsmöglichkeiten zum Management weiterer Compliance-Themen, wie ISO27k, GoBD, Business Continuity Management, EU-Whistleblowing-Richtlinie oder dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen.

NiōBase und NiōSuite werden von Akarion entwickelt. Akarion stellt Compliance-Software auf Basis der neuesten Technologien her, bei maximaler Benutzerfreundlichkeit. Dank vieler enger Kooperationen (z. B. mit zwei der Big Four) kennen wir die Anforderungen unserer Kunden genau.

Seit 2018 engagiert sich Akarion mit Veranstaltungen wie der DigitalShift-Konferenz auch in der Öffentlichkeit für ein besseres Verständnis von Compliance und neuen Technologien. Die DigitalShift findet dieses Jahr am 25. September in München statt mit dem Ziel eine ganzheitliche Sicht auf das Feld des Compliance-Managements zu bringen und zu zeigen, wie die digitale Transformation mit Hilfe neuer Technologien in Organisationen gelingen kann. Weitere Infos zur Veranstaltung unter: https://digitalshift.xyz/. 

Aus diesem Verständnis heraus stellt Akarion auch eine Free-Version von NiōBase bereit, die dauerhaft kostenlos genutzt werden kann. Wir möchten jedem zeigen, dass Datenschutz kein Drama ist, sondern mit den richtigen Tools schnell, effizient und vor allem einfach umgesetzt werden kann.