Der Posteingang bei Helvetia erfolgt heute dezentral an verschiedenen Standorten. Nach Ankunft der Postsendungen werden diese geöffnet und zu einem grossen Teil in physischer Form der zuständigen Abteilung in ein Gruppenpostfach zur Weiterverarbeitung zugestellt. Teilweise werden Postsendungen nach der Öffnung gescannt, durch den Bereich Logistik klassifiziert und in die entsprechenden elektronischen Postkörbe verteilt. Diese Geschäftsprozesse werden neu mit Unterstützung von Arcplace optimiert und automatisiert. «Wir freuen uns sehr, dass sich Helvetia für unsere Scanning-Dienstleistungen entschieden hat und wir dieses ambitiöse Projekt mit einem so renommierten Unternehmen durchführen dürfen», erklärt Michael Niederjohann, Head of Scan Center & BPO Arcplace.
Verarbeitung von 8’100’000 Seiten pro Jahr
Mit der gestaffelten Einführung eines digitalen Posteingangs über die nächsten Jahre werden insgesamt zirka eine Million Postsendungen pro Jahr – was rund 8’100’000 Seiten entspricht – künftig zentral über ein Postfach der Helvetia an das Arcplace Scan Center geleitet, wo die Briefsortierung, Brieföffnung, Feinsortierung, Arbeitsvorbereitung (AVOR) und das Scanning durchgeführt werden. Dabei setzt Arcplace die Scan-Technologie von OPEX ein. Die Scanning-Workstation übernimmt das automatisierte Öffnen, den Einzelblatteinzug und das Scanning der Dokumente.
Nach der Digitalisierung der Sendungen werden diese über einen gesicherten Datenaustausch an Helvetia weitergeleitet. Ein detailliertes Reporting der Verarbeitung gibt täglich Auskunft über die Erbringung der Leistung durch Arcplace. Die physische Post wird während eines definierten Zeitraums zwischengelagert und anschliessend zertifiziert vernichtet.
Ein Kundenportal für Reporting und Analysen
Um die Nachverfolgbarkeit der durchgeführten Aufgaben sowie ein Reporting derselben gewährleisten zu können, wird im Verlauf des gesamten Projektes ein elektronisches Prozessverfolgungssystem implementiert. Die daraus entstehenden Daten werden in einem Kundenportal grafisch aufbereitet und autorisierten Mitarbeitenden von Helvetia zur Verfügung gestellt.
Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.
Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 800 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
Warum Arcplace?
Professionelles Team mit bewährten Lösungen
– Erfahrenes und engagiertes Team
– Lösungskomponenten von führenden Herstellern
Einzigartiges Angebot für die Umsetzung
– Von Installationen vor Ort
– Bis zur vollwertigen Geschäftsprozessauslagerung
Hohes Sicherheitsniveau
– Unabhängige Schweizer Firma mit lokaler Datenhaltung
– Zertifizierung nach ISO 27001 Standard für Informationssicherheit
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