M-Files überzeugt die RWTH Aachen University

Neue Qualität in der Recherche im Fokus

Aus Forschung und Lehre des Instituts resultieren zahlreiche Veröffentlichungen wie Studienarbeiten, Bachelor-, Master- und Doktorarbeiten, Forschungsberichte oder wissenschaftliche Artikel. Darüber hinaus pflegt das IMR eine umfangreiche Literatursammlung. Ziel des Projektes war daher zum einen, den Mitarbeitern und Studierenden einen einfachen und effizienten Zugang zur Literatur zu bieten und gleichzeitig die internen und externen Institutsveröffentlichungen für die Zukunft zu sichern. Die bis dahin verwendete Ablage in Netzwerk-Ordnern war dazu aufgrund mangelnder Suchmöglichkeiten nicht mehr zeitgemäß.

M-Files überzeugt als umfassende ECM-Lösung für den wissenschaftlichen Austausch

Das IMR evaluierte für dieses Ziel mehrere Enterprise-Content-Management-Lösungen sowie gängige Literaturverwaltungssysteme wie Jabref, EndNote und Citavi. Nach einem gründlichen Auswahlverfahren entschied sich das Institut für M-Files ECM. „M-Files überzeugte uns vollends, da es unsere Anforderungen absolut erfüllt und sogar übertrifft: M-Files ermöglicht eine sehr genaue und schnelle Volltextsuche über alle vorhandenen PDF-Dokumente und präsentiert die Ergebnisse zusätzlich nach Relevanz zum eingegebenen Suchwort in einem Ranking. Damit werden sehr hochwertige Suchergebnisse erzielt“, bemerkt Dr.-Ing. Thomas Bartnitzki, stellvertretender Institutsleiter des IMR an der RWTH.

Zusätzlich zur Volltextsuche sind alle Dokumente auch mittels Metadaten erreichbar. Dazu wurde der BibTeX-Standard mit M-Files umgesetzt und institutsspezifisch ergänzt. M-Files macht damit die gesamte Literatur des Instituts für alle Mitarbeiter und Studierenden zentral und einfach verfügbar.

Abbildung des Kontextes eröffnet neue Möglichkeiten des wissenschaftlichen Austauschs

Die Nutzer können in M-Files nun Projekte für eigene Forschungsprojekte oder Dissertationen anlegen und die jeweils passende Literatur direkt mit dem Projekt verlinken. Bestehende Dokumente können mit persönlichen Kommentaren und Annotationen angereichert werden. Beide Aspekte können auch bei der Suche berücksichtigt werden. Damit entsteht eine neue Transparenz über kontextuelle Beziehungen zwischen Dokumenten und Forschungsprojekten, die den wissenschaftlichen Austausch fördert und verstärkt.

Gold Partner Electric Paper Informationssysteme begeistert von metadatenbasiertem Ansatz

„M-Files konnte in diesem Projekt seine Stärke im Herstellen von Kontext für Informationen eindrucksvoll unter Beweis stellen. Kontext macht aus einem Informationsgrab eine wertvolle Ressource. Dies gilt nicht nur in der Wissenschaft, sondern auch in der Wirtschaft", sagt Lars Riemenschneider, Geschäftsführer von Electric Paper Informationssysteme. „M-Files beherrscht diese Disziplin wie kein anderes System am Markt durch seinen vom Kern auf metadatenbasierten Ansatz. Dieser Ansatz erlaubt es uns, für unsere Kunden schnell und effizient langfristig flexible Lösungen umzusetzen."

„Unsere Partner – wie hier Electric Paper Informationssysteme – haben unsere Produktphilosophie vollständig verinnerlicht. Die Zukunft von ECM liegt nicht in der reinen Verwaltung von Informationen, sondern in der intelligenten Verknüpfung. Nur über den Kontext erhält der Nutzer die richtigen Informationen zur richtigen Zeit", sagt Dirk Treue, Channel Marketing Manager bei M-Files.

Mehr Informationen zum umsetzenden M-Files-Partner Electric Paper Informationssysteme:
http://www.electricpaper.de

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de