Projektcontrolling: Risikomanagement und Kostentransparenz auf Knopfdruck bei der MAN Diesel & Turbo Schweiz AG, Zürich

Ziel für das Projektcontrolling war es, eine permanente und komplette Kosten- und Termintransparenz mit detaillierten Darstellungen von Ist- und Sollkosten sowie Terminen ohne manuellen Mehraufwand zu schaffen. Ein dynamisches Berichtswesen sollte dabei das Management und das Controlling mit Hilfe von automatisch errechneten Kosten- und Risikokennzahlen auf dem Laufenden halten.

Umgesetzt wurde das Projekt mit dem Tool "SC-Controller", einem Modul der Supply-Chain Managementsoftware "SC-Manager" von Simmeth System. Die Software basiert auf einer intelligenten Datenbank als Informationszentrale. www.goo.gl/bgbhcA

Ausgangspunkt sind die Kostenbuchungen, Projektabrechnungen und Plandaten, die in SAP gebucht werden. Der SC-Controller übernimmt diese Daten täglich automatisch und verknüpft sie logisch mit den Projektstrukturen, den so genannten "PSP Elementen" und Kostenbaugruppen.

Mehr- und Minderkosten pro Baugruppe und PSP-Element, für die es in der Form keine pragmatische Hinterlegungsmöglichkeit in SAP gibt, werden im SC-Controller mittels einer einfachen Erfassungsmaske vom zuständigen Projekt Controller eingegeben.

Auf Basis dieser Daten werden nicht nur sofort die Projektrisiken und Deckungsbeiträge je Projekt errechnet, sondern auch eine Kostenhistorie geschaffen. Darüber hinaus werden die aktuellen und vergangenheitsbezogenen Daten durch Umsatz-Prognoserechnungen für die geplanten Projekte ergänzt.

Aktuelle und historische Daten sowie zukunftsgerichtete Plandaten werden in einer webbasierten Oberfläche übersichtlich und transparent dargestellt. Die verantwortlichen Controller und Projektleiter können sofort Abweichungen erkennen und Ursachen bis ins Detail analysieren. Darüber hinaus werden die Informationen durch ein automatisiertes Reporting über alle Hierarchiestufen "adressatengerecht" verteilt. Die Datenzugriffe werden durch ein Berechtigungswesen genauestens gesteuert.

Dr. Christian Lazar, CFO, der MAN Diesel & Turbo Schweiz AG fasst zusammen: "Mit dem Projektcontrolling-Tool konnten die Durchlaufzeiten der Neuanlagen signifikant reduziert werden. Das Tool gibt in "Realtime" den Status zu Kosten und Terminen wieder, so dass etwaige Verzögerungen sofort erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen implementiert werden können. Zudem ist das Tool auch die Basis, um Prozesse mittels KPIs zu messen respektive Verbesserungen nachhaltig zu implementieren."

"Es konnte ein zentrales Basistool für das gesamte Projektcontrolling geschaffen werden", so Michael Budimir, Head of Planning bei MDT. "Die Projektverantwortlichen und das Management werden zuverlässig und tagesaktuell über Kosten und Risiken informiert. Datenbereitstellung und Errechnung der Kennzahlen erfolgen nun voll automatisch statt manuell, spart enormen Aufwand und vermeidet Fehler. Sowohl die Workflows als auch das Tool wurden reibungslos in die MDT Abläufe und ITStrukturen integriert."

"Es gibt auch noch einen zusätzlichen Gewinn für das tägliche Arbeiten", merkt Sandro De Nardo, kfm. Projektmanager der MDT, an: "Die webbasierten Erfassungsmasken des SC-Controllers mit Direkterfassung in die zentrale Datenbank ersetzen nun die komplexe und unübersichtliche "Excel Landschaft."