Automatisierte Rechnungsprozesse und E-Rechnungsstellung für die öffentliche Verwaltung

Das Unternehmen verfügt über drei Geschäftseinheiten und 118.000 geschützte Standorte in ganz Frankreich. Bisher waren zwei Mitarbeiter zwei Tage im Monat mit der monatlichen Erstellung von Kundenrechnungen und vier Mitarbeiter über eine Woche lang mit der Erstellung von Jahresabrechnungen beschäftigt. Um die Bearbeitungszeit zu reduzieren, Betriebskosten zu senken, die Flexibilität zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit zu steigern, suchte Nexecur nach einer Lösung, mit der sich die Bearbeitung von Kundenrechnungen automatisieren ließ.

„Wir brauchten eine skalierbare Lösung, mit der wir uns Schritt für Schritt verbessern konnten. Wir wollten die Rechnungsbearbeitung automatisieren und nach und nach auf die E-Rechnungsstellung umsteigen“, so Stéphane Poirier, Projektleiter bei Nexecur. „Die Lösung von Esker ist skalierbar und leicht zu bedienen. Esker bietet im Gegensatz zu allen Mitbewerbern eine flexible Lösungsimplementierung an. Die Mitarbeiter von Esker wissen, was sie tun, und kennen unsere Anforderungen ganz genau.“

Allmählicher Umstieg auf E-Rechnungsstellung

Nexecur implementierte die Esker-Lösung im Frühjahr 2013. Zunächst wurden die 350.000 Kundenrechnungen ausgelagert und automatisiert verarbeitet. Es folgten Mahnungen und andere administrative Schreiben (weitere 54.000 Dokumente). Bereits 2014 konnte Nexecur einige Kunden auf die E-Rechnungsstellung umstellen. Das entspricht heute 70 % des gesamten Rechnungsaufkommens (ca. 250.000 elektronische Rechnungen).

Um seinen Kunden die E-Rechnungsstellung schmackhaft zu machen, hat Nexecur verschiedene Schritte unternommen, darunter:
 

• Versenden von E-Mails und Erinnerungen an Jahresabrechnungen für Bestandskunden
• Einbinden einer Klausel in Verträge von Neukunden, was zu einer Adoptionsrate von 90 % führte

„Wir freuen uns, dass die E-Rechnungsstellung von so vielen Kunden gut angenommen wird. Über 40.000 Kunden haben sich für die neue Art der Rechnungsstellung entschieden. Das ist etwa die Hälfte unserer Kunden“, weiß Poirier. „Wir haben unsere Kunden über die Vorteile der E-Rechnungsstellung aufgeklärt. Das zahlt sich jetzt insbesondere bei Neukunden aus, die sich schon bei der Vertragsunterzeichnung für die elektronische Abrechnung entscheiden.“

Um den Anforderungen von Nexecur gerecht zu werden, teilt die Esker-Lösung die ersten Rechnungen auf, fügt ggf. einen Servicenachweis bei und gruppiert Dokumente für denselben Kunden. Ab dem 1. Januar 2018 greift die neue Vorschrift für die öffentliche Verwaltung in Frankreich. Bis dahin muss Nexecur in der Lage sein, elektronische Rechnungen an Chorus zu übermitteln.

Deutlich schnellere Rechnungsverarbeitung

Die Esker-Lösung lässt sich mit dem Nexecur-ERP-System Microsoft Dynamics NAV^™ integrieren, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt:
 

• Abfangen eines höheren Rechnungsaufkommens dank schnellerer Bearbeitung (wenige Minuten pro Tag statt 17 Stunden pro Monat)
• Geringere Verarbeitungskosten
• Höhere Effizienz
• Kürzere Fakturierungsintervalle, täglich statt alle zwei Wochen
• Geringeres Papieraufkommen durch elektronische Archivierung
• Schnelle Einarbeitung neuer Benutzer

Über Nexecur

Nexecur wurde 1986 auf Initiative der Crédit Agricole-Regionalbanken gegründet, um die Sicherheit der Niederlassungen zu erhöhen. Das Unternehmen besteht heute aus mehreren Geschäftseinheiten: Nexecur Protection (Sicherheit für Privat- und Geschäftskunden), Nexecur Assistance (Assistenzsysteme für Zuhause) sowie Nexecur Sécurité Bancaire und Telsud (Sicherheitssysteme für große Unternehmen). Neben Alarmsystemen, die an fünf Remote-Überwachungszentren angebunden sind, bietet Nexecur auch Lösungen zur Videoüberwachung, Zugangskontrolle, Brandmeldesysteme und externe Schutzsysteme an.