Einkauf 5.0 = ExprAn® – das ExpressAnfragesystem

Beim heute schon oft praktizierten Einkauf 4.0 wird dieser Prozess um neue digitale Übertragungsmöglichkeiten verbessert. Zum Beispiel E-Mail. Jedoch sind die üblichen ERP-Programme im Bereich der Anfragen mit wenigen Möglichkeiten ausgestattet. So kann z.B. teilweise keine Lieferzeit mit abgefragt werden, Staffelpreise können nicht abgebildet werden oder es können keine Zeichnungen oder sonstige Spezifikationen mit angehängt werden. Allen gemeinsam ist es, dass die Angebote, die von Lieferanten beim Einkauf eintreffen, manuell eingepflegt werden müssen. Das heißt, die Preise müssen aus dem Angebot händisch in eine Tabelle, den sogenannten Preisspiegel (tabellarische Aufstellung der Preise aus den Angeboten), übertragen werden. Dadurch erhöht sich mit jedem mehr angefragten Lieferanten der Pflegeaufwand. So ist es heute üblich, dass, wenn überhaupt, mehrere Lieferanten angefragt werden, es maximal 3 sind.

Mit ExprAn gibt es jetzt den Einkauf 5.0, denn ExprAn ist das einzige Programm am Markt, das ohne manuellen Eingriff, vollautomatisch, diesen Preisspiegel erzeugt.
Mit ExprAn gibt es für den Einkäufer keinen Mehraufwand, egal, wie viele Lieferanten zu einem Bedarf anfragt werden. Im Gegenteil üblicherweise werden bis zu 75% Zeitersparnis erreicht. Damit ist es möglich, sehr viel mehr Angebote zu einem Bedarf einzuholen. Die Lieferanten werden dazu nur noch in sehr grobe Pools eingeteilt (z.B. Transport, Technischer Handel, Dreh-Frästeile…) und die Bedarfe in diesem Bereich dann immer an alle darin enthaltenen Lieferanten gesendet. Damit selektiert der Einkauf nicht mehr nach seinem Wissen die Lieferanten, sondern breitet seinen Bedarf bei allen seinen Lieferanten aus und diese entscheiden mit Ihrem Wissen, was sie anbieten möchten/können.

Die Entscheidung wer was liefern/herstellen kann, wechselt somit vom Einkäufer zum Lieferanten. Denn nur die Lieferanten wissen wirklich was sie können. Das ist die Revolution im Einkauf hin zu Einkauf 5.0.

Da die Lieferanten zum Abschluss jeder Anfrage automatisch eine Rückmeldung aus ExprAn bekommen, welchen Rang sie belegt haben, ist es für sie sehr einfach zu erkennen, wo sie Ihre Stärken haben und können damit immer die Teile anbieten, auf die sie optimal ausgerichtet sind.

Das richtige Teil zum geeignetsten Lieferanten = günstigster Preis! Hier sind Einsparungen bis 40% normal  …das bedeutet aber trotzdem auch: guter Verdienst für den Lieferanten, da er die Teile liefern/fertigen darf, bei denen er ideale Möglichkeiten hat. Durch das nicht mehr so spezifische Anfragen entsteht ein weiterer Vorteil: Die Lieferanten können Ihr Spektrum (Teilesortiment / Fertigungs-möglichkeiten) entsprechend den Erfordernissen des Anfragenden anpassen. Das ist beim althergebrachten Einkauf nicht möglich, da die Lieferanten immer nur Anfragen zu den Bedarfen erhalten, die sie sowieso schon decken können.

Eine entscheidende Verbesserung durch die Anfrage von mehr Lieferanten ist die Ermittlung von Beständen (sofortige Verfügbarkeit) bzw. von freien Fertigungskapazitäten. Denn in der heutigen schnelllebigen Zeit ist oft die Lieferzeit das entscheidende Kriterium für eine Bestellung und damit pünktliche Abwicklung eines Projektes.
Weiter besteht durch das Anfragen von mehr Lieferanten auch keine Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten. Maschinen-, oder Personalausfälle sind kein Problem mehr. Das Erweitern des Lieferantenspektrums wird mit ExprAn ohne zusätzlichen Aufwand erledigt, denn neue Lieferanten können problemlos für eine Testphase mit in ExprAn eingebunden werden. So ist sehr schnell zu sehen, ob Ihr Preisniveau oder Ihre Liefermöglichkeiten eine Bereicherung für das Lieferantenportfolio sind.

Für den Lieferanten ist es wichtig, dass er sich bei ExprAn nicht aktiv auf die Anfragen zubewegen muss (Portallösungen), sondern direkt wie gewohnt per Mail angefragt wird.

Ein weiterer großer Vorteil von ExprAn ist es, dass alle Angebote vorerst in ExprAn sind und nur mit Zustimmung durch den Einkäufer in die ERP-Firmensoftware übernommen werden. So wird sichergestellt, dass Angebote, die Abweichungen zu den Spezifikationen aufweisen, nicht im Bereich der Bestellungen auftauchen und zu falschen Bestellungen/Lieferungen führen können.

Um keine Systembrüche und Mehrfachpflege von Daten zu haben, ist es möglich, ExprAn sowohl auf Einkaufseite als auch auf Lieferantenseite an die jeweilige ERP-Firmensoftware anzubinden.

Besonderes Augenmerk wurde bei der Entwicklung von ExprAn auf die Bedienung gelegt. ExprAn ist extrem bedienfreundlich und läutet auch hier eine neue Ära bei der Nutzerorientierung von Software ein. Aus der Praxis für die Praxis – so hat es ein Nutzer einmal sehr treffend formuliert. ExprAn kann, trotz seiner immensen Funktionen im Hintergrund, sofort und ohne Schulung bedient werden (siehe auch DEMO-Version auf www.ExprAn.com). ExprAn nimmt dem Nutzer alle wiederkehrenden Eingaben ab. Es müssen zu einer Anfrage immer nur die Daten eingegeben werden, die für diese Anfrage individuell sind. Selbst bereits erstellte Anfragen können immer wieder kopiert, angepasst und dann direkt wieder versendet werden.
Nachträge zu Anfragen können selbstverständlich mit minimalstem Aufwand an die Lieferanten versendet werden.
Darüber hinaus dient ExprAn sogar als grundsätzliche Kommunikationsplattform zu

den Lieferanten, da es die Möglichkeit gibt, ohne Anfrage an die Lieferanten Nachrichten zu versenden. Und alle diese Vorgänge werden archiviert und können auf einfachste Weise beauskunftet werden.
Somit ist alles im Bereich Anfragen an einem Platz im Unternehmen vereint. Damit sind auch Vertretungsmöglichkeiten sehr einfach. Ebenso stehen bei Nachfolgeregelungen die Anfragen des Vorgängers jederzeit zur Verfügung. Ein Zugriff auf einen persönlichen Email-Account entfällt.
Auch beim Fachwissen wird durch ExprAn bei den entsprechenden Personen Entlastung geschaffen, da das Fachwissen in der Festlegung der entsprechenden Lieferantenpools einfließt und so auch fachlich nicht versierte Kollegen Anfragen durchführen können.

Durch die vielfältige Volltextsuchmöglichkeit kann alles gesucht und gefunden werden. Es ist problemlos möglich, Projekte zusammenzufassen und auszuwerten, da alle Suchergebnisse exportiert werden können.

Und eine weitere Besonderheit von ExprAn ist es, dass trotz aller automatischen Vorgänge in allen Bereichen der Nutzer, wenn nötig, eingreifen und steuern kann.
ExprAn ist ein Werkzeug das Arbeit abnimmt und umfassende Möglichkeiten bietet, jedoch den Nutzer nicht einschränkt oder zu etwas zwingt.

Kurzum: ExprAn bildet den gesamten Anfrageprozess im Einkauf inklusive Archivierung mit dem minimal nötigen Aufwand und dem maximal besten Ergebnis ab – eben Einkauf 5.0!

Prüfen Sie diese Aussagen jetzt auf www.ExprAn.com .
Mit der dort zur Verfügung stehenden  DEMO-Version können Sie alle Funktionen und die einfache Bedienbarkeit sofort live erleben und testen.