Schrittweiser Übergang zur E-Rechnung – Touax setzt in der Debitorenbuchhaltung auf vielseitige und skalierbare Cloud-Lösung

Vor der Implementierung der Esker-Lösung für die automatisierte Debitorenbuchhaltung verbrachte die Buchhaltung von Touax pro Monat rund vier Arbeitstage mit der manuellen Verarbeitung von Kundenrechnungen für die sieben Niederlassungen in Frankreich. In einem speziellen Raum wurden die dafür nötigen großen Drucker und andere geräuschintensive Geräte untergebracht. Das kostete unnötig viel Platz und Geld.

Zunächst hatte Touax sich für das Outsourcing von Verarbeitung und Versand der Papierrechnungen entschieden, um Mitarbeiter und Kunden auf den allmählichen Übergang zur E-Rechnungsstellung vorzubereiten. Dazu erweiterte Touax die vorhandene Lösung auf die E-Rechnungsstellung und kann seinen Kunden (einschließlich der öffentlichen Verwaltung) jetzt den Umstieg auf die elektronische Rechnung mit digitaler Signatur anbieten. Das Unternehmen hofft, innerhalb eines Jahres 30 % der Kunden in der Privatwirtschaft umzustellen.

„Wir wollten modernisieren und mehr Platz schaffen“, erklärt Jean-Michel Erault, Kreditmanager bei Touax. „Esker bot eine vielseitige und skalierbare Lösung für die Versandautomation von Papier- und E-Rechnungen an, die außerdem alle Anforderungen der öffentlichen Verwaltung erfüllte.“

Vorteile der Automatisierung

Nur wenige Monate nach der Implementierung konnte Touax bereits diverse Vorteile realisieren:

• 20 – 30 % Kosteneinsparungen durch Abschaffung von Geräten, Papier, Porto und manuellen Aufgaben
• Bessere Arbeitsumgebung mit weniger administrativen Aufgaben und geringerem Geräuschpegel
• Schlanke Workflows – Rechnungen werden schneller und mit weniger Fehlern versendet. Dokumente wie z. B. Bestellungen, Lieferscheine und AGBs werden automatisch nach vordefinierten Regeln an die Rechnung angefügt.
• Verbesserte Zusammenarbeit – Rechnungen sind für alle regionalen Niederlassungen im elektronischen Online-Archiv rund um die Uhr verfügbar.
• Erfüllen gesetzlicher Anforderungen – Die B2G-E-Rechnungsstellung erfolgt über PDF-Rechnungen auf der Chorus-Plattform.„Eine der Stärken von Esker ist der effiziente und schnelle Support-Service“, so Erault. „Es ist gut zu wissen, dass wir dort immer eine Antwort auf unsere Fragen und besonderen Anforderungen erhalten.“„Esker ist nicht nur eine technische Lösung. Sie hat unsere Prozesse modernisiert und unsere Teams zusammengebracht, die wichtige Aufgaben jetzt viel effizienter erledigen können“, freut sich Erault.
• Die einfach zu bedienende Lösung von Esker wurde von den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen schnell angenommen. Mittlerweile möchte niemand mehr darauf verzichten. Neben der automatischen Rechnungsstellung nutzt Touax auch den virtuellen Drucker von Esker, um andere Dokumente zu versenden.

Über Touax

Touax ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Modulbau, Miet- und Kaufcontainer sowie Logistik. Das französische Unternehmen wurde 1853 gegründet und ist in vier Geschäftsfeldern tätig: Seefrachtcontainer, Güterwaggons, Binnenschifffahrt und Raummodule. Touax hat zwei Werke, drei F&E-Zentren, 50 Vertriebsstandorte und 650 Mitarbeiter. Das Unternehmen konzipiert, fertigt und vertreibt fertige Modullösungen für Industrie- und Verwaltungsgebäude, die durch ihre Personalisierung, Optik und Ausbaufähigkeit überzeugen und selbst anspruchsvollen Standards (Sicherheit, Bau und Umwelt) gerecht werden.